【調査レポート】保育園監査におけるDX状況について　94％の施設がデジタル監査を希望し、実施施設の70％が負担軽減を実感する一方で、デジタル情報をPDF化した上で送付を求められるケースも

株式会社コドモンは、こども施設向けICTシステム「コドモン」を利用中の全国の保育施設等を対象に、監査(立入調査)におけるDX状況(書類での監査ではなく、ICTシステムの画面確認でのデジタル監査)についてのアンケートを実施しましたので、調査結果をお知らせいたします。

【アンケート概要】

・調査対象：コドモンを利用する全国の認可保育所・認定こども園・家庭的保育事業・企業主導型保育園・認可外保育園などの職員
・調査方法：メール案内、WEB回答方式
・調査期間 : 2021年10月20日 - 2021年11月9日
・回答数： 231件
・調査会社：株式会社コドモン

【アンケート結果サマリー】

＊94％の施設がデジタル監査の推進を希望。
＊デジタル化により監査の準備にかかる時間が減ったという回答が71.1％と大多数を占めた。
＊実際にデジタル監査を実施したことがあると回答したのは約40％。
＊「施設側から監査担当者に対しデジタル監査を打診したらOKが出た」が43.3％と約半数。昨年から引き続き、施設側からの打診でデジタル監査が可能になる場合が多く、積極的に自治体に働きかけることも重要である。
＊「監査担当者からデジタル監査(コドモン)で問題ないと言われた」の回答が42.2％と昨年より6.7％増加。施設側から打診せずともデジタル監査を推奨している自治体が増えていることがうかがえる。
＊デジタル管理をしているのに紙の出力を求められたり、PDFでの提出を求められるケースが散見された。
＊デジタル監査の実施が可能となったのが「3年以上前から」と回答した施設が18.9％と、昨年の13.2％よりも5.7％増加。デジタル監査の定着が見受けられる。
＊全てをデジタル監査で行ったという回答は18.9％、部分的にデジタル監査を行ったという回答が81.1％という結果に。昨年に引き続き、現時点でも紙との両輪が主流。
＊デジタル監査を実現するには何が必要か、という問いに対しては、自治体側の体制整備を求める声が多かった。

【保育所指導監査とは】

児童福祉法第46条の規定に基づき、都道府県・政令指定都市・中核市が、年1回以上の実地検査を、また企業主導型保育施設については、児童育成協会が、年1回以上立入調査を実施することと定められています。(※1)
保育所側は監査書類の印刷等の事前準備や、当日対応するための場所や人員確保など、通常の保育とは異なる負担があります。
※1　厚生労働省　「保育所の指導監査の効率的・効果的な実施に向けた自治体の取組等に関する研究会報告書」について
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000135739_00004.html
企業主導型保育事業ポータル　令和元年度企業主導型保育事業における指導・監査の実施状況について
https://www.kigyounaihoiku.jp/info/20200807-03

【アンケート結果】

Q1 監査を受ける際に、必要書類の提示ではなくICTシステムの画面確認での監査(デジタル監査)を希望されますか？

全体の94％の施設がデジタル監査をしてほしいと回答する結果になりました。ICT化を推進している施設においては、監査までワンストップでデジタル化を望んでいることがわかりました。また、「全部デジタル監査して欲しい」の回答は昨年より＋2.6％と、全面的にDXを希望する声が増加しています。

「Q1」でその回答を選んだ理由を教えて下さい。

全部デジタル監査して欲しい

・時間の省力化。
・紙ベースの監査だと書類を揃える／役所に持ち込むのが多大な業務となるから。園の方針としてDX化を進めており紙の書類がなくなりつつあるので、デジタル対応のほうが助かる。
・紙だと毎回1つひとつの保管場所から書類を引っ張り出して、また元に戻すという作業が出るので、手間がかかりそのプロセスで紛失が起こりそうだから。
・印刷コストの削減、膨大な書類管理の簡素化。
・全てデジタルで入力とチェックをしており、デジタル監査を実施しているのに、監査用にわざわざ紙に出力を求められる場合があり、非効率的だと思う。

一部デジタル監査して欲しい

・勤怠についてはデジタルでも良いと思うが、保育書類はデジタルデータ以外も使用しているため。
・基本デジタルのほうが楽でコストもかからないが、紙のほうがチェックしやすい場合もあるため、ハイブリッドで良いと思う。
・全てデジタルだとアップロード量が膨大であり、労力と時間を要すので、立入での紙ベースのチェックで良いものもあると思う。
・当園のシフトが複雑で紙ベースの運用をしているから。

紙での監査を希望する

・デジタル監査の経験がないため。
・監査資料として成立させるための準備が大変そうだから。

Q2 【コドモンでの監査の経験有無について】書類提示ではなく、 コドモンの画面確認で監査を受けた(一部でも可)ことがありますか？

約40％の施設でデジタル監査を実施済みという結果でした。ICT化のメリットを活かし、施設側の業務負担を軽減するためにも、デジタル監査の実施を推進していくことは昨年から引き続き課題と言えるでしょう。

Q3 デジタル監査(コドモンの画面での確認)を受けることができたきっかけを教えて下さい。

「施設側から監査担当者に対しデジタル監査を打診したらOKが出た」が約半数の43.3％という結果になりました。昨年から引き続き、現在デジタル監査を実施していなくても、施設側より打診すればデジタル監査可能な場合もあると考えられます。 「監査担当者からデジタル監査(コドモン)で問題ないと言われた」の回答は昨年より6.7％増加し、自治体の中でもデジタル監査への認識が普及しつつあることがうかがえます。

Q4 【デジタル監査OKの時期】デジタル監査が可能となったのは何年前からでしょうか？

「3年以上前から」と回答した施設が18.9％と、昨年の13.2％よりも5.7％増加しました。デジタル監査が定着しつつあることが見受けられます。大多数の78.8％が直近3年ごろとの回答でした。まだまだ自治体側の対応が追いついていない印象がありますが、今後も定着することを期待します。

Q5 【デジタル監査の対象】デジタル監査を受けたのは部分的にでしょうか？すべてですか？

全てをデジタル監査で行ったという回答は約20％、部分的にデジタル監査を行ったという回答が約80％という結果でした。 デジタル監査の経験がある／なしの区別なく回答を求めたQ1でも、「部分的な実施を希望」が59％、「全部を希望」が44%という結果であり、現時点では紙との両輪を望む意向が主流のようです。

Q6【デジタル監査の準備】監査対応への事前準備の負担は減りましたか？

約70％の施設がデジタル化により監査準備が減ったと回答しています。Q5の質問ではデジタル化が一部のみと回答した施設が大多数でしたが、一部分のみのデジタル化でも準備にかかる負担が軽減されたことがわかります。

Q7 【デジタル監査当日の対応時間】監査当日の対応時間(監査に要した時間)に変化はありましたか？

37.8％の施設が監査当日の対応時間が短くなったと回答しています。準備にかかる時間の短縮を実感している回答は多く、今後は監査当日における時間の短縮が課題であることがわかります。

Q8 監査のやり方を具体的に教えて下さい

・午睡チェック、保護者との連絡帳、指導計画がデジタルでOKだった。
・午睡チェック表含む全ての健康チェック、登園記録、帳票類を監査用のアカウントを作成し閲覧してもらった。避難訓練はオリジナル帳票で作成している。配置基準の確認できる書類は出力したCSVデータから算出した表を提出し、保育士証はスキャンしたPDFを提出。衛生点検、園児台帳や規定・契約書類、他機関との連携に要する書類は原本を提出。なお自治体として「この書類は紙で」という指定はなかった。

Q9 紙での監査と比べてよかった点、困った点は何ですか？

良かった点

・大量の書類を監査当日に準備する必要がなくなった。
・求めている書類をすぐに出せるようになった。
・その場から動かず、席を立たずに書類を見せられる点。過去の書類を提示することも簡単なので、監査を担当する職員がコドモンの操作に慣れていれば、何ら問題はない。

困った点

・押印が必要なものは印刷してから押印してPDF化していたので手間だった。
・複数人での監査の場合には、PCやiPadが複数台必要となる。監査担当者は操作の仕方が分からないのでずっとそばについて操作する必要があった。

Q10 【デジタル監査を実現するには】どのような状況になったらデジタル監査が実現できると思いますか？

・行政側のICT化の促進。
・行政が求める書類のフォーマットを統一して欲しい。
・自治体からデジタル監査が可能ということの通知があると助かる。
・自治体によって監査書類の内容が違うので、全国的に統一されるといいと思う。
・行政にもデジタル監査を理解できる人材が必要だと思う。
・導入前の監査でコドモンを入れる予定だと話した際、自治体の方から良い反応をもらい導入に踏み切った。
・監査用に編集しやすい帳票、画面、一括出力機能などの追加。

【データの引用について】

本調査結果データを一部引用・二次利用等される場合は、「株式会社コドモン調べ」と表記の上、リンクのご協力をお願いいたします。
リンク先：https://www.codmon.co.jp/?p=5501
その他ご不明点や調査に関する詳細は、下記よりお問い合わせください。

【株式会社コドモン　会社概要】

◆所在地：東京都港区三田3丁目13−16 三田43MTビル 3F
◆資本金：68,250,000円
◆代表者：代表取締役 小池義則
◆WEB：https://www.codmon.co.jp/
◆事業内容：子どもを取り巻く環境をより良くするための事業を手掛け、働く人にとっても働きやすい組織づくりを体現。子育てに優しい社会に変わるよう多角的に環境整備を行い、社会に貢献する。
◎こども施設職員の労働環境を整え、保育・教育の質向上を支える子育てインフラとしての保育ICTシステム「コドモン」の開発・提供。2021年11月初旬時点で、全国約9,100施設、保育士約17万人が利用。全国176の自治体で導入および実証実験の導入が決定。導入施設数・自治体導入施設数・契約自治体数でシェア1位(※)
◎保育士採用を支援するウェブサービス「ホイシル」の提供。こども施設が簡単に施設の魅力を発信でき、保育学生や再就職希望者が採用情報にアクセスしやすいような情報提供を行う。
その他、こども施設職員への福利厚生サービス「せんせいプライム」、こども施設を対象とした専門のECサイト「コドモンストア」、現場で働く保育者の資質や専門性向上を目的としたオンライン研修サービス「コドモンカレッジ」などを展開。※(2021年1月株式会社東京商工リサーチ調べ)

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