英語でビジネスメールを書く際の注意点について解説する記事コンテンツを公開

仕事で海外の人とメールをやり取りする機会がある人もいるでしょう。では、英語でビジネスメールを書く際にどんな点に注意すればよいのでしょうか。株式会社駅探（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：金田直之）が運営するメディア「駅探PICKS英会話」は、英語でビジネスメールを書く際の注意点を解説する記事を公開いたしました。（記事公開日：2023年5月30日）

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注意点１：ビジネスメールの基本構成を押さえておく

ビジネスメールの基本的な構成要素は、ヘッダー、本文、署名の3つです。それぞれの書き方をご紹介します。

●ヘッダー

ヘッダーには、送信者（From）や宛先（To）、日付（Date）、件名（Subject）などが書かれます。

●本文

ビジネスメールの本文は、挨拶、本題、詳細、締めくくりの4つの要素で構成されます。

●署名

署名には、送信者の名前や連絡先、会社名や役職名が書かれます。英語での例文は以下のようになります。

Best regards, (挨拶とともに署名)
[名前] ([会社名] [役職名])
Tel: [電話番号] / Fax: [FAX番号] / Email: [メールアドレス]

注意点２：ビジネスメールで使う英語の表現を知っておく

ビジネスメールで使用される英語の表現には、挨拶・感謝を述べる際の表現、意見を述べる際の表現、提案する際の表現、締めくくりの表現などがあります。それぞれの例をご紹介します。

●挨拶・感謝の表現

・Dear [名前]：（相手の名前を知っている場合）
・Dear Sir or Madam：（相手の名前が分からない場合）
・Hi, [名前]：（親しい関係の場合）
・Thank you for your email.（メールの受信を感謝する場合）
・I appreciate your prompt response.（素早い返信に感謝する場合）

●意見の表現

・I believe that…（自分の意見を述べる場合）
・In my opinion,…（自分の意見を述べる場合）
・As you suggested,…（相手の提案に従う場合）
・However, I have some concerns about…（相手の意見に反論する場合）

●提案の表現

・I would like to suggest that…（提案をする場合）
・How about…?（提案をする場合）
・Would it be possible to…?（提案をする場合）
・I think it would be beneficial if…（提案をする場合）

●締めくくりの表現

・Thank you for your time and consideration.（時間を割いてくれたことに感謝する場合）
・I look forward to hearing from you.（相手からの返信を待つ場合）
・Please let me know if you have any further questions.（相手側が疑問点を持った場合）
・Best regards, [名前]（丁寧な署名の表現）

注意点3：使う英語のレベルや文体について

次のポイントを確認し、使う英語のレベルや文体にも注意しましょう。

●自分のレベルに合った表現

自分の英語力に合わせた表現を使うことが重要です。自分の理解できない語彙や文法は使わず、簡潔な表現を心がけましょう。

●フォーマルな文体

ビジネスメールでは、フォーマルな文体を使うことが求められます。スラングやカジュアルな表現は避けるようにしましょう。

●簡潔な文章

ビジネスメールでは、短く簡潔な文章を心がけましょう。相手の時間を尊重し、不必要な情報を省くようにすることが大切です。

●相手の背景や状況に合わせた表現

相手がネイティブスピーカーである場合や、ビジネス上の立場が高い場合には、よりフォーマルで正確な表現を使う必要があります。また、相手の文化や国籍によっても表現が異なる場合があるので、その点にも注意しましょう。

注意点4：ビジネスメールのマナーやエチケットを守る

以下の点に気をつけることで、ビジネスメールのマナーを遵守することができます。

●できるだけ早く返信する

ビジネスシーンでは、できるだけ早くメールを返信することが望まれます。複数の相手とメールのやり取りをしている場合は、その重要度に応じて優先順位をつけ返信しましょう。

●適切な敬称を使うこと

ビジネスメールでは相手に対して適切な敬称を使うことも重要です。たとえば、相手が上司や目上の方の場合は、Mr.やMs.、Dr.やProf.などの敬称を付けたりすることが適切です。反対に、親しい関係の場合は、相手の名前を呼びかけたり、Hiなどの軽い挨拶表現を使ったりすることもできます。

●複数の人に送信する場合は、CCやBCCを適切に使うこと

複数の人に送信する場合は、必要な人だけをCC（Carbon Copy）やBCC（Blind Carbon Copy）で指定し、他の人には見えないようにしましょう。また、必要以上に多くの人に送信すると、スパムメールとして扱われてしまう可能性があるため、注意しましょう。

●タイトルの使い方は適切に

タイトルには、メールの内容が一目で分かるような具体的な言葉を使うことが重要です。また、本文中にも小見出しを使うと、相手にとって必要な情報を分かりやすくまとめることができます。とくに返信の場合は件名に「Re:」をつけ、相手から送信されたメールに合った適切な返信文を作成しましょう。

●読みやすさを意識して改行やフォント、色を使い分ける

ビジネスメールでは、文章の読みやすさを考慮しながら、改行や文字のフォント、色を適切に使分けることが重要です。特に長文の場合は、適宜改行を入れると読みやすくなります。

●失礼や不適切な表現を避けること

相手に対して不快感を与える可能性のある言葉や表現があります。文体やトーンに注意し、相手に失礼のないように気をつけましょう。

●送信前に誤りがないか確認する

ビジネスメールを送信する際には、タイプミスや文法の誤りに注意し、必ず文章を校正してから送信するようにしましょう。

これらのポイントを押さえて、丁寧で適切なビジネスメールを送ることが大切です。

英会話教室なら英語でのビジネスメールの書き方も学べる

英語でビジネスメールを書く際の注意点をご紹介しましたが、もっと詳しく知りたい時には、英会話教室で学ぶことも方法の一つです。英会話教室でビジネスメールを学ぶメリットは以下の通りです。

●ビジネス英語に特化した学習ができる

ビジネス英語に特化したカリキュラムを提供している英会話教室なら、ビジネスメールに必要な表現やマナー、エチケットなどを効率的に学ぶことができます。

●実践的な練習ができる

英会話教室では、ビジネスメールの実践的な練習ができる機会があります。たとえば、ロールプレイを通じたビジネスシーンの再現や、実際にビジネスメールを書いて教師に添削してもらうなど、リアルな状況に近い形での練習が可能です。

●ネイティブスピーカーの指導を受けられる

ネイティブスピーカーの講師が在籍している英会話教室なら、正確な発音や適切な表現を学ぶことができます。また、ビジネスシーンで使われる専門用語や略語など、日常英会話では学びにくい知識も身につけることができます。

●モチベーションを維持しやすい

英会話教室では同じ目的を持った人と一緒に学ぶことができるため、モチベーションを維持しやすくなります。また、教師からのフィードバックやクラスメイトとの意見交換などを通してモチベーションを高めることもできます。

●自分のレベルに合ったレッスンを選ぶことができる

英会話教室には、初心者から上級者まで幅広いレベルのクラスがあります。また、独自のカリキュラムや個別指導など、自分に合ったレッスンを選ぶことができます。

以上のように、英会話教室でビジネス英語を学ぶことには、多くのメリットがあり、自分に合った教室やレッスンを選ぶことで、効率的にビジネス英語のスキルを磨くことができます。英語でビジネスメールを書く際の注意点をより詳しく知りたい方は、英会話教室で学んでみてはいかがでしょうか。

会社概要

商 号 ：株式会社 駅探
所在地 :〒102-0083　東京都千代田区麹町5-4JPR麹町ビル
代表者 ：代表取締役社長 金田 直之
資本金 ：291百万円
事業内容 ：乗り換え案内/時刻表/地図を中心としたナビゲーション事業、インターネットメディア事業、インターネット広告配信事業
URL ：
「ekitan」：https://ekitan.com/
「駅探BIZ」: https://ekitan.com/sp/business/biz/index.html
「駅探ASPサービス」：https://go.ekitan.com/
「駅探PICKS英会話」：https://ekitan.com/media/english/

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