新規株式上場を見据え紙ベースの承認・決裁プロセスを改善 ワークフローシステム「Create!Webフロー」の導入事例公開
AOSデータ株式会社、本システムの採用により 内部統制の強化と承認スピードの大幅な向上を実現
インフォテック株式会社(本社：東京都新宿区、代表取締役社長：山田 智次)は、紙ベースの承認・決裁プロセス改善に取り組むAOSデータ株式会社(本社：東京都港区、代表取締役社長：春山 洋)の、ワークフローシステム「Create!Webフロー」導入事例を公開しました。
導入前の課題
●承認・決裁プロセスが紙ベースであり、なおかつ一部の処理業務については運用手法が定まっていない
●従来の運用を大きく変えてしまうと業務負担が増す可能性があり、社内から反発される恐れがあった
「当社では従来、紙の申請書・稟議書フォーマットを使って申請業務を行っていました。さらに、一部の申請・承認処理はメールやSNS、口頭で行われており、承認プロセスが明確でなく記録も残らないなど、内部統制の面で懸念もありました。新規株式上場(IPO)を目指す当社としては、これらの課題を解決して内部統制強化を図ることが急務でした」
導入のポイント
●既存の紙イメージを違和感なく再現できるシステムであること
●利用者となる社員がマニュアルがなくても直感的に操作できること
「既存の紙の申請書・稟議書をそのまま電子化して使えるかどうかを検証したところ、他製品では申請画面のインターフェイスが大きく変わってしまうのに対し、Create!Webフロー Cloudの申請画面は紙イメージとほぼ同じです。承認ルートもビジュアルで確認できるので、これならば違和感なく導入できると判断しました」
導入後の効果
●ワークフロー化により煩雑だった承認・決裁業務の流れが整い、内部統制強化と業務スピード向上を実現
●既存の紙イメージを再現したまま承認・決裁業務を回せるほか、マニュアルがなくても操作できるように
「一番の導入効果は、やはり内部統制強化を実現できたことです。誰がいつ何を購入していくら支払ったのか、履歴を見える化することができました。決裁文書を部署・役職など決められた範囲で共有できるようになったことも内部統制強化につながっています」
「コロナ禍によって在宅勤務・テレワークを実施した際にもハンコを押すためだけに出社しなくてもよくなったのは、予想外の大きな導入効果でした」
導入製品：クラウド版ワークフローシステム「Create!Webフロー Cloud」について
Create!Webフロー Cloud(クリエイト ウェブフロー クラウド)は、紙による申請・承認・決裁の業務をそのまま電子化するためのワークフローシステムです。
サーバーなどのシステム環境の準備、メンテナンスが不要ですぐに使い始めることができます。
昨今では、テレワークを推進される企業様より、押印をともなう紙の申請書・稟議書の電子化やWebで承認業務を完結する目的で導入いただくことが増えてきました。お客様からは「自宅や外出先からも利用できるため、書類の提出や押印のために出社する必要がなくなった」との声をいただいております。
Create!Webフローは、時間や場所に囚われない働き方を支援します。
お客様プロフィール
名称 ： AOSデータ株式会社
本社所在地： 〒105-0001 東京都港区虎ノ門5-1-5 メトロシティ神谷町4F
設立 ： 2015年4月1日
資本金 ： 3億5,250万円
従業員数 ： 88人(2021年3月時点)
事業内容 ： クラウドデータ事業、システムデータ事業、データ復旧事業、
リーガルデータ事業、AIデータ事業ほか
URL ： https://www.aosdata.co.jp/
AOSデータは、AOSテクノロジーズ傘下の事業会社。AI・クラウドバックアップ事業を展開するデータテクノロジー専門会社として2015年設立。4,500社、90万人を超えるデータをクラウドで預かるクラウドデータ事業、顧客のデータをトラブルから救出するデータ復旧事業、データ移行を支援するシステムデータ事業、デジタルフォレンジックサービス、eディスカバリサービスを提供するリーガルデータ事業、AIデータアノテーションサービスを提供するAIデータ事業を中心とした「データアセットマネジメント」関連の製品・サービスを提供している。
会社概要
インフォテック株式会社
所在地 ： 〒160-0023 東京都新宿区西新宿7-5-25 西新宿プライムスクエア
代表 ： 代表取締役社長 山田 智次
設立 ： 1969年10月
資本金 ： 2億500万円
事業内容： ソフトウェアの開発、製造、
販売および保守および情報処理に関する一切の業務
URL ： https://www.iftc.co.jp/
