アフターコロナの学会事務局の運用支援システム。学会に特化した会員管理・参加登録システムを初期費用0円・月額費用0円で「学会開催システムのアワード」より提供開始されました。

2023-03-28 13:00

学術会議・国際会議開催システム「アワード」を提供する株式会社ブランドコンセプト(所在地：東京都国立市、代表：木村哲也)が、学会に特化した会員管理・参加登録システムなどの機能を備えた「アワード会員管理・参加登録システム」のクラウドパッケージサービスを初期費用0円・月額費用0円の成果報酬型料金体系にて提供開始いたしました。

「アワード会員管理・参加登録システム」の機能一部

学会に特化した会員管理、会費徴収、年次大会、研究集会の参加登録、参加費徴収、メール配信機能、お問合せ管理機能のホームページ機能

「アワード会員管理・参加登録システム」について

学会事務局業務で年次大会、研究集会の開催と並び、特に担当者に負荷の掛かる業務として、会員管理、会費徴収があります。会員管理はリスト作成や、会費徴収、未納会費の管理など業務が煩雑になるうえ、各会員へ柔軟に対応する必要があり、多くの時間を担当者が割いています。一般的な会員管理システムでは対応できない、学会特有の運用にマッチした機能により事務局の業務効率化を行えます。コロナ禍での学会オンライン開催、ハイブリッド開催を支援した学術会議・国際会議開催システム「アワード」を通じて、約500の学会事務局担当者との対話から生まれたアフターコロナの学会事務局支援の新サービスです。

学会向けの特有機能として、会費、参加費の見積り書発行機能や、委員専用連絡ページ機能、郵送物ラベル印刷機能、会費未納者対応などの機能がある点が特徴です。またアフターコロナの年次大会、研究集会開催での参加登録管理、参加費徴収も初期費用・月額費用0円でシステム導入ができる為、コスト面から学会事務局業務のシステム化が難しい中小規模学会が利用しやすいサービスです。

サービスの利用料金は、システム導入費用の捻出が難しい中小規模学会向けに初期費用0円・月額費用0円で、決済発生時3％のシステム利用料のみの成果報酬型料金体系になります。

主な機能について

アワード会員管理

会員管理機能は、所有する会員情報の項目を、それぞれの学会にあわせ自由に項目をカスタマイズでき、WEB上で新規アカウント作成を行えます。会員検索、郵送物ラベル印刷機能、会員一覧エクスポート機能があり、会員に対しての一斉メール配信も行えます。メールテンプレート登録機能があり、会員へのご連絡を効率的に行えます。既存会員リストの一括登録機能もあり導入もスムーズに行えます。年会費は会員区分で金額を設定し、クレジットカード、銀行振込で会費徴収が行えます。

参加登録システム

参加登録機能は、年次大会や研究集会、セミナーの参加費徴収をクレジットカード、銀行振込みで行えます。イベントを登録し、参加者区分ごとに参加費を設定するだけで、簡単にWEB参加登録ページを作成できます。リアル会場での開催はもちろん、ハイブリッド開催、オンライン開催の方式にも対応可能です。無料招待機能や、定員設定機能もあり、一連の大会参加登録業務をクラウド上で行えます。
クレジットカード決済は47ヵ国でサービス提供され、135種類の支払い方法が利用できるオンライン決済サービスの「Stripe」と連携でき、学会事務局側で自由な入出金管理を行えます。

簡易ホームページ機能

加えて簡易ホームページ機能があります。お知らせ掲載機能、ファイルアップロード機能、写真アップロード機能、SNS連携機能があり、会員への情報発信を行えます。各会員ごとにマイページがあり、決済済みの年会費や大会参加費の領収書発行が行えます。
会員からのお問い合わせに対し、管理画面より、対応管理とメール送信が行えるため複数担当者での問い合わせ対応も効率的に管理、運用が行えます。
また、一般公開ページとは別に委員専用ページを作成することができ、委員担当者間での連絡ツールとしても活用できます。

既存の学会WEBサイトへの追加機能としての導入や、ワードプレスサイトへの導入も可能です。
学術会議・国際会議開催システム「アワード」との連携で、会員管理と、大会開催の事務局業務のほとんどをクラウド上で行えるようになり、効率的に業務分担を行っての学会運営が可能になります。
また、専用サイトより「簡単15分デモ」を予約し、Zoomでシステム説明を受けられます。無料アカウント作成を行うことで、実際のシステムを操作いただけます。