社内作業の見える化で進捗状況を共有　無料のジョブ管理ツール『CuMAS(カマス)』をバージョンアップ　テレワーク効率化を実現する3つの機能を追加

2020-09-15 11:00

オープンソースソフトウェア※1(以下、OSS)に特化したIT企業である株式会社デージーネット(本社：愛知県名古屋市、代表取締役：恒川裕康)は、2020年9月15日(火)より、テレワークでのジョブ管理ツールとしても利用できるOSS『CuMAS(カマス)』に新機能を追加します。
利用者からの要望が多かったメール返信機能など、新たに3つの機能が追加され、テレワークでの作業管理により活用しやすくなります。
詳細URL： https://www.designet.co.jp/open_source/cumas/

『CuMAS(カマス)』とは

『CuMAS』は、ジョブ管理ツールや問い合わせメール管理システムとして利用することのできるオープンソースソフトウェアです。デージーネットが開発し、『CuMAS』プロジェクトのダウンロードページから入手することができます。

『CuMAS』では問い合わせや仕事の依頼をメールで受け取った際に、新規の問い合わせか、既存の問い合わせへの返信かを自動的に判定します。判定した情報はWEBインタフェースからカテゴリ毎に一覧表示することが可能です。

『CuMAS』のWEBインタフェースでは、ジョブ一覧の参照や各問い合わせの進捗、ジョブの担当者を管理することができます。最初の問い合わせメールが届いた日時、対応開始日時、次回アクションの必要な日、完了日などを管理することができるため、各問い合わせに関する状態を一目で確認できます。

さらに、一定期間進捗がないものに対しては、メールで通知する機能があり対応漏れを防ぎます。また、過去ジョブの検索ができるため、過去のケースでの対応情報にすぐにアクセスできます。
電話などによる問い合わせは、WEBインタフェースで直接入力して、新規問い合わせを作ることもできます。

『CuMAS』ではこうした機能により、問い合わせや仕事の依頼に気付かない、誰が対応するか明確でない、過去のやり取りが即座に調べられない、対応内容や状況を共有できないといった様々な問題に対処することができます。

『CuMAS』の新機能

新型コロナウイルス感染症の影響によりテレワークを導入する企業が増えてきました。テレワークで直接顔を合わせる機会が減り、作業依頼をメールで行うことが増えたことにより、『CuMAS』の利用者から「作業管理を行う際に、『CuMAS』の画面上からメールが返信できるようにしてほしい」という要望をいただきました。
今回のバージョンアップでは、テレワークで『CuMAS』をより活用しやすくなるよう、『CuMAS』のWEB画面のみで作業管理を完結できるような以下の新機能を追加しました。

・メール返信機能
今まで『CuMAS』のWEBインタフェースは、メールは閲覧のみ可能となっていたため、『CuMAS』のWEB画面とメール画面の両方を表示し、ジョブの件名からメールを検索して返信するなどの必要がありました。
しかし、この度のバージョンアップにより、CuMASのWEBインタフェースからメール返信が可能となり、ジョブ管理を一元化できます。

・添付ファイルが確認可能
『CuMAS』のWEBインタフェースから添付ファイルが確認できるようになり、過去のメールと添付資料すべて確認できるようになりました。
これにより、問い合わせ担当者が新しく入った場合など、作業の引き継ぎや過去の問い合わせの確認もスムーズにできるようになります。

・自動ジョブの追加
指定した時間に自動的にジョブを作成することができるようになりました。
自動的にジョブが作成されることで、毎月や毎週など定期的に実施する作業や依頼を、忘れることなく確実に管理できるようになります。

『CuMAS』の導入のメリット

社内の作業を見える化
各部署のメールアドレスを登録しておくことで、仕事の依頼を部署ごとに管理することができます。これにより各自の作業だけでなく、部署内にどのような依頼が来ているのか、部署内全体の進捗状況を共有できるようになります。テレワークの導入などで部署内での作業が見えづらくなる傾向がありますが、『CuMAS』を導入することで部署内の依頼を見える化し共有することが可能になります。

「探す時間」を減らし作業効率向上
『CuMAS』は、問い合わせメールを受け取ると、即座に振り分けを行うため、情報管理の手間軽減に繋がります。
また、事前に問い合わせのカテゴリを分けておくことで、お客様ごとや作業カテゴリごとにジョブを一覧表示することもできます。これにより問い合わせに関する情報を探す時間が短縮できます。
さらに、進捗ステータスなど作業の状況を一目で確認でき、やるべきことが見える化されるため業務効率の改善に役立ちます。

作業漏れをなくす
『CuMAS』には、未完了な進捗状況のまま、更新されずに一定期間が過ぎた問い合わせや、次回アクションの期日を過ぎた問い合わせに対して、担当者に自動的に通知メールを送信する機能があります。
この通知機能により、スケジュール管理の精度向上と、うっかり忘れを防止につながり、確実に問い合わせ対応を行うことができます。

用語注釈

(※1)オープンソースソフトウェア
オープンソースソフトウェア(略称：OSS)とは、無償で利用でき、ソースコードが公開されているソフトウェアのことです。

デージーネットのサービス

『CuMAS』はオープンソースソフトウェアのため無料で入手できます。さらに、『CuMAS』のドキュメントも公開されているため完全に無料で利用することが可能です。
デージーネットでは、『CuMAS』を活用したジョブ管理システムの構築に不安のある企業向けに、システム構築のサービスを提供しています。

システムの構築
デージーネットでは、OSS を利用したシステムの提案・構築を行っています。デージーネットで利用している OSS は多岐にわたり、お客様に合ったOSSでシステム構築を行うことが可能です。

導入後支援サービス
デージーネットでシステムを構築した場合、Open Smart Assistance という導入後サポートを提供しています。継続してシステム管理のサポートを行うサービスで、以下のようなサポートがあります。
・Q&A(インストールしたOSSやソフトウェアの利用方法に関してのご質問にお答えします。)
・セキュリティ情報提供
・点検とチューニング
・障害調査、障害回避
・障害時オンサイト対応
・障害時システム再構築
・運用サービス
・ソフトウェアのアップデート