“テレワーク”導入を妨げる課題を解決!いま企業に求められる多様な“働き方”をサポートして、全国のワークスペースが使い放題となる月額定額制サービス「anyplaceパスポート」

全国各地のサードプレイスを活用して“働く場所のシェアリングエコノミー”を実現

働き方の選択肢を増やすサービスを提供している「キャップクラウド株式会社(東京都渋谷区、代表取締役CEO:萱沼徹、以下キャップクラウド)」が、2020年12月1日(火)よりサービス提供を開始した、全国のワークスペースが使い放題となる月額定額制サービス「anyplaceパスポート」についてご紹介します。

■テレワークとは?

まずは、anyplaceパスポートを語る上で欠かせない要素である「テレワーク」について振り返っておきましょう。定義としては、以下の通りです。

"テレワークとは、情報通信技術(ICT=Information and Technology)を活用した、場所や時間に捉われない柔軟な働き方のことです。"
引用元:一般社団法人日本テレワーク協会

企業により制度の詳細は異なりますが、働く場所の制約が取り払われることにより、基本的に自己管理のもと、働く場所を自由に選択することができる働き方を指しています。

従来通りの画一的な働き方とは対照的に、従業員一人ひとりのニーズに合わせた多様な働き方を実現できることが特徴です。

■企業がテレワーク制度を導入するメリットとは?

企業がテレワーク制度を導入することにより得られるメリットは、新型コロナウイルス感染症対策となるだけでなく、BCP対策(Business Continuity Plan:事業継続計画)や従業員満足度の向上にもつながるなど、今後の企業経営に多大なる影響を及ぼします。

1)通勤電車に乗らなくて済む

コロナ渦における最大の利点と言えるのは、通勤する必要がなくなることです。満員電車はもちろんのこと、人口が過密する都心部のオフィスへの通勤時には、常に市中感染のリスクが伴います。このような状況下で全社的にテレワークを実施できれば、従業員間の感染リスクをゼロにすることが可能です。

2)時間的余裕が生まれる

これまで通勤に充てていた時間が、そのまま従業員の可処分時間となります。時間的余裕が生まれますので、家事・育児と仕事の両立がしやすくなったり、プライベートの時間を充実させることが可能です。また、従業員満足度向上にもつながるため、企業にとっても有意義であると言えるでしょう。

3)BCP対策につながる

通常時からオフィス機能を分散化させておくことは、パンデミックや自然災害といった有事の際に備えるリスクマネジメントとして、BCP対策にもつながります。

4)オフィスの賃料を削減できる

継続してテレワークを実施することができれば、将来的にオフィスを借りる必要もなくなるかもしれません。まだ部署単位で実施しているような場合でも、必要となるスペースが縮小するため、オフィス賃料の削減が期待できます。特に、賃料が高い都内に本社オフィスを構えている場合には、非常に魅力的なメリットです。

■テレワークで問題視されている課題

現代の企業にとっては、頼もしい生存戦略となり得る可能性を秘めたテレワークですが、メリットばかりとは言えません。作業環境の用意といったハード面から、労務や経理をはじめとする経営面、プライベートと仕事の切り替えといったメンタル面など、テレワークが普及する中で様々な課題点が浮き彫りになってきています。

1)オフィスと同レベルの環境を用意するのはハードルが高い

感染症対策の一環として、テレワークを実施した人の多くが在宅勤務を行いました。通信回線や備品など、企業側がサポートして問題なく業務を遂行できる作業環境を整えられるのであれば、時間的余裕が生まれる在宅勤務は、従業員にとって魅力的です。しかしながら、ワークスペースとしての機能を有していない自宅に、一からオフィスと同レベルの環境を用意するのはあまり現実的ではありません。

2)勤務状況を管理しづらい

勤務実態の可視化が難しいテレワークは、社員の勤務状況を管理しづらい働き方でもあります。従業員の自主性に委ねる部分が大きいため、実際の勤務状況はブラックボックス化しやすい部分です。

3)モチベーション管理が難しい

育児や介護の現場ともなる自宅での就業は、仕事とプライベートの切り替えが困難となることも予想されます。そのため、生産性や業務効率には個人差が生まれてしまい、従来通りのパフォーマンスを発揮できないケースもあることが懸念点です。

4)文化を醸成しにくい

紙の書類をメインで取り扱っていたり、捺印文化が根強く残っているなど、ペーパーレス化が進んでいない企業などでは、テレワークの文化を醸成しにくいかもしれません。テレワークは、基本的にオンライン上で業務を進める働き方であるため、オンライン化への抵抗感を払拭することがマストです。

また、日本においては、有給休暇や男性の育児休暇の取得など、たとえ制度が設けられていたとしても、気軽に活用しづらい空気感があります。こうした暗黙の了解と呼ばれる同調圧力の文化が根強く残っている影響もあり、本当の意味で文化を醸成させるためには、国家単位でテレワークをことさら特別視せず、当たり前と思えるような文化形成が必要となるでしょう。

■テレワーク課題解決の鍵は“サードプレイスオフィス”

テレワークの課題には、在宅勤務を前提としていることに起因するものが多く見受けられます。全ての従業員にとって自宅がテレワークに最適な環境とは限りませんし、そもそも自宅内に作業スペースを確保できないといったケースもめずらしくありません。これらの課題を解決するためには、自宅以外の場所を就業場所として検討することが有効な手段となり、その鍵を握るのが「サードプレイスオフィス」です。

<サードプレイスオフィスとは?>

サードプレイスオフィスとは、「会社(第1のオフィス)」でも「自宅(第2のオフィス)」でもない、「第3のオフィス」を従業員が働くことのできる空間として認めることで、“ひとつの場所に縛られない、1人にひとつの働き方を提供したい”という想いから生まれた言葉です。

<テレワークでサードプレイスオフィスを活用するメリット>

サードプレイスオフィスを活用した柔軟なテレワーク制度を設け、従業員一人ひとりが最適な環境を選ぶことができれば、在宅勤務により低迷していた勤務状況の改善が期待できます。

・プライベートと仕事を切り離すことができる

プライベートな場所と就業場所を物理的に分けることにより、仕事・プライベート間の横断を解消できるため、生産性や業務効率、モチベーション管理に関連する課題に有用です。

・仕事に適した環境を社員が用意しなくてもよくなる

企業側が全社員の自宅に十分な作業環境を用意するためには、多大なリソースが必要となりますので、社員が自前で賄うケースも少なくありません。こうした問題は、通信環境や設備が充実しているコワーキングスペースやシェアオフィスなど、快適なワークスペースを就業場所に選ぶことで解決できます。

・生活シーンに合わせて働く場所を選択できる

働く場所を柔軟に設定することにより、生活シーンに合わせた理想的な働き方が実現可能です。これまでどうすることもできなかった、育児や介護など、ライフステージの変化を理由とした従業員の離職も、サードプレイスオフィスを活用したテレワーク制度を継続的に実施することで防止できます。

・自分好みの環境で働くことでリフレッシュできる

サードプレイスオフィスを活用したテレワークの醍醐味は、自分好みの環境で働けることです。自然が豊かな地方のワークスペースも就業場所として選択することができれば、リフレッシュを目的としたワーケーション利用なども可能です。

・場所に縛られず優秀な人材を全国で雇用できる

サードプレイスオフィスを活用したテレワーク制度は、人材雇用面における機会損失を防ぐことが可能です。全国にあるサードプレイスオフィスで働くことができれば、本社への出社を前提とするなど、あらたな人材の雇用にあたり場所に縛られる必要はありません。Iターン・Uターン転職希望者を含め、全国から優秀な人材を雇用できるだけでなく、過疎化が進む地方の雇用創出にもつながります。

・会社の成長に合わせて従業員数が増えても自社オフィス面積の拡大をしなくて済む

これまでは、会社の成長に合わせて従業員数が増えると、同時に自社オフィス面積を拡大することが常でした。うれしい反面、コストや労力がかかるため悩ましいところですが、就業場所を柔軟に調整できるサードプレイスオフィスを活用したテレワークでは、必ずしもそうである必要はありません。

<ただし、実行に移すのは難しい>

とはいえ、基本的に勤務地が複数となりますので、選択肢が増えれば増えるほど、実行に移すことが難しくなります。

・自宅ではないため、勤務実態の把握がさらに難しくなる

企業と従業員、どちらの管理下でもないサードプレイスオフィスは、ただでさえ可視化しづらいテレワークにおける勤務実態の把握が、これまで以上に困難を極めます。

・従業員それぞれの働きたい場所に適した場所をピックアップするのも難しい

従業員一人ひとりの希望にマッチする就業場所をピックアップすることが理想的ですが、あまりにも工数がかかりすぎるため、迅速なテレワークの実施を求められる状況下ではハードルが高いです。

・ワークスペースごとに支払いが発生するため経理面での負担が大きくなる

数多くのサードプレイスオフィスが就業場所として認められた場合であっても、もちろん支払いは利用するワークスペースごとに発生します。経費の申請や受理を一元化することができれば問題ありませんが、個々の運営者が異なる複数の施設の支払いをまとめることは困難です。結果的に経費処理量が膨れ上がり、従業員と企業、双方にとって大きな負担となってしまいます。

これらの課題を一括ソリューションし、サードプレイスオフィスを活用した理想的なテレワークの実現をサポートするためのサービスが、今回ご紹介するanyplaceパスポートです。

■「anyplaceパスポート」とは?

anyplaceパスポートは、月額3万円で全国99箇所(2021年1月26日現在)にあるワークスペースが利用し放題となるサブスクリプションサービスです。都心のコワーキングスペースや郊外のカフェ、地方のワーケーションに適したゲストハウスや綺麗なホテルラウンジ等、さまざまな施設をワークスペースとしてご利用いただけます。テレワークにおける従業員の勤務場所を確保できるだけではなく、「誰が・いつ・どこで」働いているのかといった勤務状況をリアルタイムに把握できます。

■「anyplaceパスポート」の特長

月額定額制で全国にあるワークスペースが利用し放題となるanyplaceパスポートは、企業のテレワーク導入をサポートし、円滑な労務管理を可能とするための仕組みで構築されています。

・「誰が・今・どこにいるのか」をリアルタイムに把握できる

全国のワークスペースに入退室した記録は、契約された法人の管理画面と、ワークスペースの管理画面にてリアルタイムで確認可能です。自己申告ではグレーゾーンとなりがちな「誰が・今・どこにいるのか」をいつでも正確に把握できるため、テレワーク中の労務管理にお役立ていただけます。

・多様な連携施設があり、働く場所を柔軟に選択できる

全国のコワーキングスペースやカフェ、ホテルラウンジ等、ワークスペースとして利用できる幅広い連携施設をご用意しております。多種多様な選択肢があるため、出張・営業回りなどの利用用途に応じた使い分けや、集中して業務に取り組みたいといった従業員のニーズにも対応することが可能です。

・アプリで管理する法人ライセンスは従業員間でシェアできる

法人ライセンスはアプリ上で管理ができるため、従業員間でシェアしてご利用いただけます。全体的に管理が行いやすいシンプルな仕組みとなっておりますので、会員カードの貸し借りといったオフラインでの煩わしい手間も必要ありません。

・現地精算が不要であるため、経理処理の負担を大幅に削減できる

現地精算が必要ありませんので、社内の経理処理量を最低限に抑えられます。また、毎月定額で利用できるため予算化しやすく、経費精算にかかる工数を大幅に削減可能です。

■「anyplaceパスポート」を活用した働き方事例

anyplaceパスポートを活用することにより、これまで不可能に思えたような、あらゆる働き方が実現できます。従業員一人ひとりに柔軟な働き方を提供し、業務効率化や従業員満足度の向上にお役立てください。

・1日に複数個所を移動する際、その合間に仕事をしたい場合  ⇒各個所へのアクセスが良いワークスペースを勤務地として選択

打ち合わせや営業回りなどで、1日に複数箇所を移動しなければならない場合には、各個所へのアクセスが良い場所にあるワークスペースが勤務地におすすめです。移動の合間に仕事を進めるなど、より効率的に業務を進行できます。

・プライベートの時間を大切にしたい場合  ⇒自宅周辺のワークスペースを勤務地として選択

趣味の時間や、家族と過ごす時間など、プライベートの時間を大切にしたい場合には、自宅周辺のワークスペースがおすすめの勤務地です。これまで通勤に充てていた時間を、そのまま可処分時間として有意義に過ごすことができ、QOL(Quality of Life:人生の質)の向上につながります。

・育児と仕事を両立したい場合  ⇒保育園・託児所等の近隣にあるワークスペースを勤務地として選択

お子様がまだ小さい間は、保育施設の近隣にあるワークスペースを勤務地として選択するなど、ライフステージの変化に合わせた柔軟な働き方も可能です。いつでも勤務地を切り替えられる環境を用意することにより、キャリア形成の支援にもご活用いただけます。

・ワーケーションを実現したい場合  ⇒自然豊かな地方にあるワークスペースを勤務地として選択

anyplaceパスポートの連携施設には、自然豊かな地方にあるワークスペースが多数あります。昨今、人気が高まるワーケーションや、地方移住後のサテライトオフィスとして利用可能です。

■サービス案内

【提供価格】

<月額3万円(税抜)/1ライセンス>
※anyplaceパスポートは法人のみ購入可能です
※ライセンス数=会社内で同時利用可能な人数です
※同じ企業内であればどなたでもご利用いただけます

【申込み・問合せ】

anyplaceパスポートの購入をご希望の法人様は、下記のWEBサイト内にあるコンタクトフォームよりお問い合わせください。

<記事に関するお問い合わせ>

キャップクラウド株式会社(東京都渋谷区渋谷1-8-3 TOC第1ビル8F)
担当者:松永文音(まつなが あやね)(執行役員 兼 社長室室長)
E-Mail:PR_info@capcloud.co.jp
TEL:080-7707-7653(担当者直通/広報に関するお問い合わせはこちら)
   050-2018-7498(anyplaceパスポートの導入検討をされている方はこちら)