会議のデジタル化で月1,000枚の紙削減に成功　書棚スペースも65％カットし業務と施設のスリム化を実現

2023-05-18 11:45

農業関連メーカーの大成農材株式会社(代表：杉浦朗、本社：広島県広島市)では、社内環境と生産性の改善を推し進めています。2022年9月の本社オフィスフロア全面改装をきっかけに、書棚スペースを約65％削減、ペーパーレス化によるオフィスのスリム化を図りました。更に、従来紙で配布していた会議資料の電子化を徹底し、2023年4月より会議全体の85％以上で紙資料を撤廃し1,000枚／月の紙削減に成功しました。

オフィスのリフォームによるワークスタイル変革　ペーパーレス化の成果

大成農材株式会社は2015年5月に3代目である杉浦朗が29歳の若さで社長に就任以降、ワークライフバランスや健康管理を重視した様々な新制度の導入や、組織改革による業務の効率化など、様々な社内制度の改革を行ってきました。2019年より、ペーパーレス化に着手、販売・会計管理システムと社内グループウェアを導入し、紙の台帳管理から脱却することで、過去の実績確認や現在の状況把握・分析などの業務効率が改善され、社内でのスケジュール共有・報連相や文書管理など各種共有管理などの業務も大幅に効率アップさせました。
2022年には5月、9月と2度にわたり、本社オフィスの全面リフォームを実施。オフィス内に点在した書類等に対し、集約・電子化・廃棄を徹底、不要な棚やデスクを徹底的に処分することで、リフォーム前と比較して書棚スペースを約65％削減することに成功しました。オフィスのスリム化を図る中で、フリーアドレス制を導入、オフィス内のコミュニケーションも活性化され、明るく働きやすい、快適な空間を実現することができました。これを機に、社内会議もWeb利用を加速させ、2023年4月より、全社内会議の資料について85％にあたる紙資料の利用を廃止(電子データとWeb会議の活用)し、1,000枚／月程度の紙削減の実現に成功すると同時に、遠隔地の事業所とのコミュニケーションも円滑になりました。また、会議資料や議事録などの書類をファイリングして保管する場所が不要となることで、スリムなオフィスの維持に寄与しています。

DX(デジタルトランスフォーメーション)に必須なペーパーレス化への取り組み

近年、「DX(デジタルトランスフォーメーション)」という言葉が盛んに叫ばれています。DXとは、企業が、デジタル技術を活用し、業務改善や、製品・サービス、ビジネスモデルそのものを変革させ、企業の優位性を高めることを意味します。製品・サービスや業務のデジタル化が進む中で、ペーパーレス化は必須事項です。ペーパーレス化を推進するために、1998年に「電子帳簿保存法」や2004年に「e-文書法」が施行され、法律が整備されました。しかしながら、総務省が発表した令和4年版「情報通信白書」によると、DXに関する取り組みを進めている企業の割合は、米国企業は約79％であるのに対し、日本企業は約56％となっており、人材不足やデジタル技術の知識・リテラシー不足、アナログな文化・価値観の定着等、デジタル化を進める上で多くの課題・障壁を抱えていることがわかります。
(※画像引用)総務省｜令和4年版情報通信白書｜デジタル化を進める上での課題や障壁(国別)

文書管理のルールにおいて、会社で定められた規定や習慣が紙を基準に考えられていたり、紙を使った業務に慣れている従業員が多い場合、ペーパーレス化が負担となる場合もありますが、大成農材の場合、オフィスのリフォーム以前より、社内制度の改革が何度も行われていたことから、大規模なペーパーレス化への取り組みもスムーズに受け入れられたと考えられます。

大成農材の制度改革

2020年頃から、ワークライフバランスや健康管理を重視し、「一人でも多くの社員が大成農材で働いていてよかったと思える職場づくり」という方針の下、会社制度の改革に着手しました。小さな変更を積み重ねることで、大きな変革を受け入れる下地ができ、社員一人一人の改革に対する前向きな受け入れ態勢を整えることにつながりました。
(※表：杉浦朗が代表に就任して以降実施した社内制度改革)

今後の展開

これまでの取り組みにより、非常に快適で働きやすい環境を構築することができ、またシステム導入やWeb化を進める事で、多様な働き方への選択肢や、社内の業務効率が改善し、コミュニケーションも活性化され、新たな業務への気づきや社員の意識・行動の変化が生まれました。
DXをさらに加速すべく、2023年4月にバックオフィスリプレイスプロジェクトチーム(プロジェクトチーム：以下 PT)を発足しました。PTでは「生産性」「コスト」「属人化」「ミス」に着眼し、より一層の【ワークスタイル変革】【ペーパーレス化】に取り組んで参ります。