自治体保育ICT推進担当者に聞いた 現場にきちんと浸透する「ICT導入の秘訣」

自治体保育ICT推進担当者に聞いた 現場にきちんと浸透する「ICT導入の秘訣」
自治体保育ICT推進担当者に聞いた 現場にきちんと浸透する「ICT導入の秘訣」

コドモンは現在全国約300の自治体で導入されています。今回は2022年11月15日(火)に、熱海市様、柴田町様それぞれ、導入時の担当者様にお集まりいただきました。ICTを導入する上でどんな苦労があったか、どうやって困難を乗り越えてきたか、導入してよかったことなど「ICT導入の秘訣」を語っていただき、具体的な経験談をお聞かせいただきました。

熱海市

公立保育園・幼稚園・認定こども園全5施設において、2021年10月よりコドモン導入開始。

柴田町

公立保育所・学童・子育て支援センター全10施設において、2022年1月よりコドモン導入開始。

熱海市 黒羽根様・長谷川様
柴田町 髙橋様
コドモン 普及推進部 浅野
コドモン カスタマーサクセス部 玉泉

■導入時の現場の変化の大きさを丁寧なコミュニケーションでカバー。情報の見える化・連携・共有で誰も取り残さないように。

コドモン玉泉(以下玉):多分私が1番緊張しておりますが、本日はどうぞよろしくお願いいたします。
まず初めにみなさまの自己紹介をお願いします。お名前/自治体名/導入している施設種別/施設数/導入のきっかけ/導入当時、どのような立場で関わっていたかなどをお聞かせください。まずは、柴田町髙橋様からお願いいたします。

柴田町髙橋(以下髙):髙橋と申します、よろしくお願いします。導入した施設は町立の保育所3ヶ所と、学童保育が6ヶ所、子育て支援センター1ヶ所の、3種類合計10施設に導入させていただきました。導入のきっかけは、元々現場の先生方がICTシステムを使えたら事務は楽になりそうだという認識があり、またコロナ禍で正確な記録の管理や、迅速な伝達ツールが欲しいということで、国の補助金を使う流れで導入に至りました。導入時は、児童福祉施設班という保育施設を管理するような部署におりまして、担当を任されました。今までは事務作業を主に担当していたので、こういう事業的なものは初めてだったんですが、無事に導入が進んで、今ここにおります。

玉:ありがとうございます。髙橋さんは保護者ユーザーとしても、コドモンを実際にお使いいただいてますよね。

髙:はい。自分の子どもの保育園でコドモンを使い始めたタイミングだったので、アナログからデジタル化した前後の流れが見えてる保護者ユーザーでもあり、声がかかったのかなと思ってます。

熱海市長谷川(以下長):静岡県の熱海市です。私どもは教育委員会の学校教育課所属になります。私が事務方の長谷川で、隣におりますのが指導主事の黒羽根です。黒羽根は元々、幼稚園の園長なので学校教育課で指導主事という立場で業務を行っていました。熱海市は保育園・こども園・幼稚園も含めまして学校敎育課で管轄しております。今回導入したのは、保育園が2園、それからこども園が1園、幼稚園は2園です。導入のきっかけは現場の声もありましたが、 コロナ禍において保護者が園内の活動や、子どもの様子を見る機会も少なくなってきた中で、伝えていく手段として導入を進めました。私も黒羽根も、導入に関しては当初から関わっております。私が予算の確保から実際にコドモンと契約していく中での事務的作業を、それから黒羽根は現場が分かっていますので、使い方にあたる部分を担当しました。

玉:自己紹介ありがとうございます。まず初めに、導入されるにあたって、1番苦労されたところや、調整が大変だったところについて教えてください。また、導入が決まる前の段階と、導入が決まった後の施設の準備や、その辺りで苦労されたことについて教えていただければと思っております。

長:2020年10月頃、次年度の予算を確保するタイミングだったのですが、実を言うと、そこでは計画に入っていなかったんです。ただコロナ禍で色々な現場の声もあり、イレギュラーではあるんですけれども、12月ぐらいに財政部門との交渉を行いました。 新しい予算を確保するにはそれなりの理由が必要ですが、現場の保育事務に要する時間と労力っていうのは、年々増加していて、なおかつ保護者の利便性とか、園内の様子を伝えるという意味で、ICT化・スマート化が進めば、保護者に対して、また子どもたちにとっても、サービスの向上に繋がるのではないか。職員に関してもICT化によって事務負担を軽減して、子どもたちと向き合う時間が増えるように、と理由が明確であったこと、現場の声と私どもの意見も方向性が一致していたこともあり、財政部門との折衝は円滑に進めることができたと思います。
導入開始時には多少なりとも負荷がかかるので、現場の今までやってきた実務のやりかたとの切り替えに対するアレルギー的なものはないか心配していました。現場の園長先生や、一部の職員からは入れたいという話はありましたけれど、 実際全職員がどこまで馴染んでくれるか、その辺りの不安はありました。なので、現場との調整は、丁寧にやってきたつもりです。

熱海市黒羽根(以下黒):若い先生方は早く慣れてくださったんですけど、私も含め今までのやりかたでずっと来ている先生方は初めは慣れるまでに時間がかかりました。今はもう慣れてきたので、スムーズに使用できるようになったと思います。

髙:一番苦労したことは他の課との連携です。導入については自分の課だけではなくて、インターネット環境やセキュリティなど、様々な契約を結んでいくことが必要で、そういう部門との調整だったり、また、今回は3種類の施設10箇所入れるというような管理の多さもありました。連携・共有する内容も多いので、しっかりと行って、取り残される方がいないように、漏れがないようにしていくのがとても大変でした。
決定権のある先生方がICTがよくわからないというケースも多く、まずICTとは、アプリで何ができるのか、というところの勉強から始めていきました。「こういうことができて、こうすれば、この業務が楽になるよね」というのをわかった上で、最初はアレルギー反応はあったんですけど、もう時代だよね、入れたほうがいいよね、とお返事をもらって、しっかりと気持ちを共有しながら目標に向かって一緒に進んでいけたかなと思っています。
特に調整が大変だったことは、補助金を使っての導入ですね。今回柴田町は行政側で全部設置するスタイルをとったんですね。その中で、本当にスケジュールがとってもタイトで。私自身子育てもしながら育休明けすぐだったので、なかなかしんどかったんですけれども、今はこういう忙しい中働いている共働きの世帯が多く、ぜひ入れて欲しいと私もプッシュしました。当事者から発信するのってとっても強いみたいで、「スマホで全部管理できたほうが楽ですよ」っていう話は、みんなうん、うんって聞いてくれましたね。9月の補正予算で、全部予算をつけて、その後物品の購入から工事から全部やっていったんですけれども、 コロナ禍で早くやったほうがいいという追い風要素もあって、無事に入れることができました。

どうやって乗り越えたかについては、その道に詳しい職員の方に協力を求めました。こういうものを購入して、こういう導入スケジュールでやりたいんです!と相談に乗ってもらって、たくさん助けていただきましたね。効率化とかデジタル化に意欲的な方たちを巻き込んで、仲間の中でどうにかこうにか試行錯誤しながら、1人では無理なところは人の力を借りて乗り越えました。

■大体2ヶ月で苦手な職員も慣れる。保護者はすぐ使いこなす。

コドモン浅野(以下浅):私からみなさまに質問させていただきたいのですが、大体慣れた、というか、浸透したなっていうのは、導入してどれぐらいの期間で実感されたか、教えていただきたいです。

黒:導入準備期間の10月から出欠席の連絡をまず始めて、4月から登降園管理も始めようと現場にお話ししていました。ですが、4月だと忙しくなってしまうという声を聞いて、1月頃から登降園管理もお知らせ一斉配信等も運用していたので、大体2か月ぐらいでなんとなく慣れてきたかなと思います。

髙:若い先生だと多分1ヶ月ぐらいで掴めていたと思うんですね。2ヶ月くらいで大体の先生たちもこんな感じなんだねっていうのは、浸透していったようですね。一気に準備するのは難しかったので、事務用の記録に使うツールは徐々に勉強していって、それらも含めて、3、4か月あれば、もう大体コドモンの中身については慣れたんじゃないですかね。保護者の方たちについては、 質問はほぼなくて最初の登録がちょっと苦手だから教えてって言われるくらいでした。使い方がわからないというのは全然なくて、使い始めてすぐにぱぱっとやっていけました。私も実際使ってみて、特にわからないっていうこともなかったので、 多分同じ感じだと思います。

浅:ありがとうございました。みなさん入れる前が大変だと思うんですけど、入れた後どうなるのかがなかなかうまく説明できないことがあるので、リアルな声が聞けて大変ありがたかったです、ありがとうございます。

柴田町 髙橋様(左) 熱海市 長谷川様(中央) 黒羽根様(右)
柴田町 髙橋様(左) 熱海市 長谷川様(中央) 黒羽根様(右)

■導入後の変化を明確に伝え、ゴールを共通認識。

玉:次は導入をスムーズに進めるにあたって、今振り返ってみると1番ここがポイントだったと思うとか、秘訣を教えていただければと思います。

髙:1番ポイントだと思うところは、「導入後の変化を明確に伝えて知ってもらうこと」「ゴールを共通認識してもらうこと」ですかね。私が具体的にしたことは、効率化できること、費用対効果、人件費の削減率などをピックアップして、リスト化・見える化をしたことです。現場の要望や疑問も、全施設に共有しました。本当に「知ってもらう」「共有する」っていうことがポイントですかね。それができたのは、自分の子どもが通っている保育園ですでにコドモンを使っていたので、ICT化した後の保育園のイメージを施設側にも保護者側にも具体的に説明できたからでした。その点は大きかったと思います。

あとは、常に現場の先生たちの意見を会議や、メールでアンケートして聞きながら集約して、現時点での疑問点とか、 話し合ったこととか、その結果こういう調査が必要だとか、調査した結果を全部文字に起こして、全施設に共有しました。いろんな人の受け取り方があるので、誤解したまま進まないように言語化していくのは、 必要なことだと思います。みんなが見られる形で残すことで、人に聞かなくても経過を振り返って見直せるので、見える化は重要ですね。あと会議に集まる先生はトップが主なので、 クラス担任の先生たちは今どういうこと話し合って、どういうことを決めてるんだろうと気になると思うんです。そこでも書き起こしたものを使って全員に共有できるようにしました。スムーズに伝わる環境を作ったことも力を入れたところです。

玉:ありがとうございます。導入後の変化というか最終的なビジョンを伝えるのは私たちも意識してやってることですが、私たちコドモン側から伝えるのと、自治体のご担当者の方、それも実際に保護者ユーザーとして使われてる方から聞くのでは全然印象として違うと思うので、本当にありがたいなと思っております。

■現場のことがわかっていなくてもスムーズに共有を進める秘訣は「先生たちファースト」

浅:熱海市の黒羽根様のように現場を熟知されていると、現場への伝えやすさみたいなところはある程度スムーズだと思っていて、一方で現場が分からない方がICT導入を進めていくのがハードルになるケースが多いんですけれども、、、髙橋さんは現場を知らなかったと思うのですがどうやって突破していったのでしょうか。「私は現場わかんないですけどお願いします!」みたいな感じで突き進んでいったのか、割と「もうしょうがないわね、私が色々教えてあげるわよ」みたいな形で現場の先生を上手にまき巻き込んで味方にして進めていったのかでいうと、どちらでしょうか?表現しにくいと思うんですけれど、雰囲気で結構ですので、教えていただければ。

髙:そうですね、現場の方に対して一斉に導入するのは、本当に難しい面もありました。私は現場の先生方の本音を聞いて、それを実現するには行政側でどうするべきか考え、なるべく「先生たちファースト」で動いていったんです。現場の先生たちがどういう仕事を具体的にやっているのか保護者目線ではわからない部分もあって、ただ、あんなにたくさんの子どもたちを見ながら、こんな事務作業もやってるんだっていう想像だけで果てしなく大変だというのはわかってたので、どうにか入れてあげたいっていう気持ちもありましたし、今のパパとママたちが本当に毎日多忙なので、 スマホで全部管理できたほうが少しでも楽になるんじゃないかというような、熱意でやっていきました。

浅:私の記憶だと現場を取りまとめていただいてるような、リーダー的な先生がいらっしゃったような気がしてるんですが。

髙:ICT担当をデジタルに詳しい若い先生から選んでもらいお願いしました。今アナログでやってる事務をどうしたら現場としてやりやすいか、というのは現場の先生たちじゃないとわからないので、 私はいろんな環境を整えることに徹して、中身のルールは現場にお任せしました。この保育所ではこのようにしたようですよ。児童クラブでは、このようにしたようですよ、という共有役はしていましたかね。

浅:ありがとうございます。現場側に味方の先生とか推進役の方とか取りまとめ役の方がいないと、なかなか難しいですよね。

髙:若い先生たちは、自分動いていいんですか…?っていうような雰囲気も感じ取れたので、所長先生たちからバシっと「得意そうだから、よろしくね!」って、言い切ったほうが動きやすかったようです。

玉:なるほど、役目を振り当ててしまうみたいな感じですね。ありがとうございます。では、熱海市様も導入をスムーズに進めるにあたってポイントだったなと思う部分とか、秘訣があればぜひ教えていただければと思います。

■ポイントは現場の忙しさに合わせたスケジュール設定、Q&Aの全員共有

長:熱海市の場合は、 私と黒羽根が隣同士でいて、さらに役割も明確でした。私が事務方で契約まわりなどを、黒羽根は実際に現場のことがわかるので、 各園園長や副園長に繋いでいって、各園の考え方を集約しつつまとめてくれたので実現できたのかなと思っています。あとは、年度途中10月からの導入で試行的に行って既存のやり方と同時進行で、4月から正式に移行するっていうイメージでスケジュール感を立てたその辺りもポイントかなと考えています。

黒羽根:都度各園の声を聞きながら同時に進めてきたので、質問も同じようなことが出ました。ある園の先生方から出た質問に対するQ&Aを、みんなで共有するようなこともしてきました。

玉:柴田町様も熱海市様も、現場の先生方から出た質問を自治体で取りまとめて、それをまた全施設に公開するというやり方をされてたんですね。他の施設でも同じような疑問があるんだなと先生方も安心していただけると思います。

浅:私すごく聞いてみたいことがありまして。保護者はコロナで園の様子がわかりにくい、それをちゃんと伝えるために、コドモンを導入したと両自治体おっしゃってました。私も玉泉も子どもが保育園通ってますけど、コロナ前の、先生に直接話をして、今日はこうだったよとか、誰々ちゃんと誰々ちゃんがこんなことしてるな、って園の様子を把握できる、これはとても有意義な時間だったんだなって思います。 一方で保護者向けのことって効果測定がしにくいところがあって、予算を通すときにこういう効果がありますと、お金で換算しにくいところがあると思うんですけれども、この辺はどういうふうに調整されたのかなというのをお伺いしたいです。

長:効果測定というか目標値みたいなところで言うと、コドモンを使い始めて、事務局側でも定期的なアンケートの集計は取っているんですね。導入前の不安で言うとどうしても紙ベースでの健康観察がいいっていう保護者が一定数いるかな、とか、そもそもタブレットとかスマートフォンに抵抗感がある保護者がいるかなとか。懸念はあったんですけれど、結果的にそういう方はほぼいなかったです。連絡事項やご家庭での様子とかも積極的に入れてくれているので、1年、2年経った時に導入の効果はなんなのかという時に、保護者の満足度数値は高いのかなと思っていて、現在不満みたいなものはほぼないですね。

浅:ありがとうございます。保護者さん世代の考え方にマッチしたものが提供できているから、満足度も高いし効果も出ていて、アンケートをとっても数値化しやすいから助かるという感じですね。ありがとうございます。髙橋さんいかがですか。

髙:予算を獲得する時には、明確にどのくらい効率が見込めるか、費用対効果があるか、時間削減になるかなどは数字として出しにくくはあったんですけど、こういう内容で楽になったんですというような、 私の実体験も含めてプッシュしていきました。コロナ禍で保護者が保育現場を見ることができず、保育所が以前より閉鎖的な環境になってしまっているので、子どもたちがどんなところで保育されているのか不安はあると思うんですね。それを写真とか動画で発信することによって安心に繋がるというエピソードを、不安を解消できる安心材料として提供できることなども話していきました。見えない環境の不安からか、私の子どもたちが通っている保育園ではあることないこと噂が立ってしまったこともあって。直接見ることができていた環境って、やっぱり大事。話さずともわかる雰囲気ってありますから。でも、それができないなら違う方法で見てもらって安心してもらおう、そういうツールを町として整備するのは必要だよねという方向性で調整していきましたね。数値化は難しいですが、エピソードで押した感じです。

浅:ありがとうございます。結構噂の話って、コロナ禍になってよく聞きます。コミュニケーションが減ると、今までトラブルにならなかったような認識の齟齬でちょっとしたトラブルが起きたり。ICTがあるとそこはクリアできるのかなと思った次第でございます。

コドモン 浅野(左) 玉泉(右)
コドモン 浅野(左) 玉泉(右)

■保育ICTが「当たり前の存在」に

玉:ありがとうございます。では、実際に今回コドモン導入していただいて、導入してよかったと心から思えるようなエピソードが何かあればぜひ教えていただければと思うんですが、熱海市様いかがでしょうか。

黒:導入して約1年経つんですが、コドモンが「園の一部」「当たり前の存在」のような流れになってきています。特に健康観察と登降園管理が1ページでわかるところと、どの園も慣れてきてお知らせ一斉配信等での園の様子の配信頻度が増えてきたので、保護者から園の様子がとてもよくわかるという声がすごく多いことが特に良かったかなと思います。

髙:こちらも、もうコドモンなしでは、今の保育環境がちょっと成り立たないっていうぐらいのものになってますね。先生たちにも聞いてきたんですけど、保育に費やせる時間が増えたということに全部繋がっています。文書配布について、印刷して、折って、 1人ずつファイルに挟んでという一連の流れがお知らせ一斉配信のみで完結するのが本当によい。朝の電話対応について児童数と共有する内容も多く、電話番無しで「コドモンがやってくれる」のが本当に助かっている、これがTOP2で上がってくる答えですね。あと、やっぱりコロナ禍で情報がいち早く、確実に届けられる伝達ツールがあるっていうのも、先生たちの安心材料になっていると聞きました。
紙でやってしまうとどれが最新情報かわかりにくく、データだと前後関係がしっかり見れるというのも、導入してコロナ禍の対応をしてみて初めてわかったいいポイントだったと思います。宛先を限定して連絡できるのも強みだし、保護者は動画と配信で園の情報を見ることができて安心に繋がる。いつでも連絡できるので欠席連絡がしやすいっていうのが本当にいいと聞きますね。

浅:「コドモンがやってくれる」っていうふうに今言っていただいたんですが、我々もコドモンを割と擬人化してご紹介することがあって、「コドモンはコロナにならないから休みませんよ」みたいなことを言って笑いを取ったりするんですけど、実際に事務員が1人増えた感覚で使っていただいてるんだなっていうのがわかってすごく嬉しいです。本当にありがとうございます。

■保育ICT導入をきっかけに、他事業への展開も。「意識統一」しながらチームで子どもたちに向き合うことができた

玉:では最後の質問で、他の自治体様で、今後ご導入検討されてる自治体担当者様に、何かメッセージや、 こう使ったらこう良くなるよなど、ぜひ教えていただければと思います。

髙:導入にあたっては、保育現場の環境を知ることがとっても大事だと思っています。それを知ったら熱意も変わってくると思うのでぜひ知っていただいた上で、たくさんコミュニケーションを取りながら進めて頂くとよいと思います。今後ますますデジタル化が進められていくであろう「行政」ですが、その中での保育ICTは、デジタル化の恩恵が数値化しやすいです。実際にやってみて導入後の嬉しい声も届いてるので、とてもやりがいがあって携われてよかったと思える仕事でした。 是非進めていただければと思います。
余談ですがうちの自治体では保育ICTを導入してみて、保護者がスマートフォンで操作することに対してあまり抵抗がないことがわかったので、コロナの子育て世帯への給付金をICT化しました。給付金の申請もスマホでやるようにしてみたんですね。そうしたら、子育て世帯なのでスマホにも慣れているし利用率が90パーセント超えの状況で。自治体にとっても、デジタル化できた成功体験になった予想外のメリットもあったので、 よかったなと思っています。

玉:ありがとうございます、保育以外の面でも、メリットがあったっていうことですね、ありがとうございます。熱海市様はいかがでしょうか。

長:はい、熱海市の導入の目標が、保護者の利便性の向上と、それから、現場職員の業務省力化で、それによって子どもたちに還元されていく。この3つの柱が導入の目的でした。それに対して私と黒羽根がそれぞれの役割で担当し、かつ各園の園長先生は導入に際して優しく見守り、副園長や各園の職員が導入に向けて指揮を取っていく、そして各職員に浸透していくっていう、チームで取り組んできたっていうところが、すごく良かったなと思っています。コドモンを使うことで同じ方向性で進む意識統一みたいなところも含めて、子どもたちに還元される力が増えていけばいいなというふうに思います。

玉:ありがとうございます。熱海市様も柴田町様も、ご自身の担当のところと、専門で関わってらっしゃる方とチームになって進めていただいたからこそ他の自治体様と比べても進みが早いですし、活用度もすごく高いというデータが出てます。


浅:現場の先生のご意向はすごく大事で、うまく意見を汲んで分業というのが秘訣なんだなと思っています。うまく導入している自治体様は導入後の喜びも大きくて、 良かったね、次はあれもやっちゃおうかみたいな意見も出てきやすいんですね。保護者はまさに市民なわけで、自分たちのやったことがダイレクトに還元されてるのを実感しやすくて、自治体職員のみなさまにも達成感を感じていただきやすいのかなと思います。「意識統一」っていうお言葉を、熱海市の長谷川様からいただきましたけれども、これはまさにキーワードだなと思いました。勉強になりました、ありがとうございます。

【株式会社コドモン 会社概要】

◆所在地:東京都港区三田3丁目13−16 三田43MTビル 3F
◆資本金:68,250,000円
◆代表者:代表取締役 小池義則
◆WEB:https://www.codmon.co.jp/
◆事業内容:子どもを取り巻く環境をより良くするための事業を手掛け、働く人にとっても働きやすい組織づくりを体現。子育てに優しい社会に変わるよう多角的に環境整備を行い、社会に貢献する。
◎こども施設職員の労働環境を整え、保育・教育の質向上を支える子育てインフラとしての保育ICTシステム「コドモン」の開発・提供。2022年8月時点で、全国約12,000施設、保育士約20万人が利用。全国約300の自治体で導入および実証実験の導入が決定。導入施設数・自治体導入施設数・契約自治体数でシェア1位(※)
◎保育士採用を支援するウェブサービス「ホイシル(https://www.hoicil.com/)」の提供。こども施設が簡単に施設の魅力を発信でき、保育学生や再就職希望者が採用情報にアクセスしやすいような情報提供を行う。
その他、保育園向け写真ネット販売「コドモンプリント(https://www.codmon.com/print/)」こども施設を対象とした専門のECサイト「コドモンストア(https://store.codmon.com/)」、現場で働く保育者の資質や専門性向上を目的としたオンライン研修サービス「コドモンカレッジ(https://college.codmon.com/)」、こども施設職員への福利厚生サービス「せんせいプライム」などを展開。※(2022年1月株式会社東京商工リサーチ調べ)

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080-7303-6026/080-4466-6738
TEL: 03-6459-4318
FAX: 050-3737-7471