オフィスの整理収納が難しい理由と解決策

皆さんは、オフィスの整理収納と聞いて、どのような場所、どのような内容をイメージをしますか？
執務室内、デスクの上、書庫/倉庫、PCのデスクトップ、クラウドフォルダ内などの課題すべてが、オフィスの整理収納サービスにより解決可能です。

一般的に、オフィスの環境改善には４つの効果があるといわれています。
詳細は別コラムをぜひご覧くださいませ。

事業の成⻑にどうつながる？整理収納サービスを企業が導⼊する４つの効果

いい事ばかりですよね！
しかしなぜ、後回しにされたり、なかなか理想に近づくことができないのでしょうか。

オフィスの整理収納が難しい理由、それはずばり【携わる人が多いから】です。

ご家庭における整理収納で考えてみましょう。
キッチンやクローゼット、たとえ共用部分であっても、一緒に住む家族のことを考えて進めていきます。すなわち、家族という限定的な範囲で考えれば良いため、”理想の状態”を明確化しやすく、実現しやすいのです。

例えば、「キッチンは、家族みんなが料理をしやすいように、調味料は誰でもわかるようにラベリングしておきたい。」「クローゼットは衣替えが楽なように、収納を計画したい。」など、理想が明確ですよね。

一方で、オフィスはどうでしょうか。
社長の理想のオフィスと社員が理想とするオフィスは同じでしょうか？
きっと違いますよね。

部署ごとに業務内容も違い、日々の導線や使う備品なども異なります。同じ部署内でも、【片付け】や【整理】に対する思い、得意不得意かどうかも、全て異なります。
人や組織が多ければ多いほど、オフィスの整理収納に関する理想にばらつきが生まれ、会社としての理想の状態が叶えにくくなってしまいます。だから、オフィスにおける整理収納は難しいといわれているのです。

では、どうすればいいでしょうか。
まず必要なのは、”理想の状態”を言語化（明確化）し、社員で共有することです。
例えば、

デスクの上はファイルボックス１つとPC、電話だけにする。

細やかな理想を言語化して共有することで初めて、社員がどのような状態を目指せばいいのかわかります。
次に必要なのは、現実的な”ロードマップ”をつくることです。
例えば、クライアントとの受発注のやりとりを紙で行うことが多い企業であった場合、「3か月後にペーパーレス化して紙でのやりとりをなくします。」と言われたらどうでしょうか。

社員が困るだけでなく、クライアントも困ってしまいますね。
理想を実現するためのロードマップは企業の規模、組織の数、業務の内容等、様々な条件により各社で異なります。
3ヵ月で完了するところもあれば、1年かかる企業もあります。
そして、長期にわたる場合は、そのロードマップを細分化して、毎月の理想も決めていきます。そうした小さな課題をクリアしていくことが必要になります。

では、ロードマップはどのように作成するのでしょうか。
そこが一番難しいですよね。

弊社では、課題分析モニタリング調査により、会社・社員の方々が抱える課題を部署ごと、チームごとに見える化することで、環境改善ロードマップをご提案させていただいております。
課題は現場に潜んでいます。的確な現状把握によって潜んでいる課題を明確にすることからはじめてみませんか。

ストラートデザインが提供する「課題分析・モニタリング調査」
ご興味がございましたらぜひお気軽にご相談ください。