深刻な「人手不足」を解消する鍵は受付にあり？ 医療機関様の業務負担を劇的に軽くする“仕組み化”のすすめ

「求人を出しても応募が来ない」
「スタッフが定着せず、常にギリギリの人数で回している」
多くの院長先生や事務長様から、こうした「深刻な人手不足」への悲鳴が聞こえてきます。

しかし、人手不足を解消するために「新しい人を雇う」ことばかりに目を向けていないでしょうか。実は、現場の生産性を下げ、スタッフさんの離職を招いているボトルネックは「受付業務の煩雑化」にあるかもしれません。

医療機関様での受付は単なる会計業務だけでなく、電話対応、予約管理、保険証確認など、膨大なタスクが重なる場所です。このマルチタスク状態が続くと、以下のようなリスクが生じます。

・スタッフさんの疲弊と離職：ミスが許されないプレッシャーが定着率を下げ、さらなる人手不足を招く。

・患者満足度の低下：事務作業に追われ、本来大切なはずの「丁寧な接遇」がおろそかになる。

・収益機会の損失：会計や電話対応の滞りが、物販の提案や新患の受け入れを阻害する。

これらの悩みを解決できた医療機関様の事例や改善ヒントを、【こちらのメルマガ】にて配信しています。

人手不足の中で質を保つには、スタッフさんの努力に頼るのではなく、「人が神経を使わなくてもいい部分」を仕組みに任せるなどの対策が必要です。今回は、受付の負担を軽くする3つの解決方法をご紹介します。

1.会計システム導入で会計業務を効率化する
セミセルフレジ（自動釣銭機）やPOSレジなどを導入し、手作業を自動化する方法です。人的ミスが減り、スタッフさんが患者様への応対に集中できる環境が整います。選択肢の一つとして、弊社の「OWEN（オーエン）」のようなセミセルフレジを検討するのもおすすめです。

2.受付業務全般のデジタル化を進める
WEB予約やWEB問診を導入し、紙や電話による対応時間を減らします。さらに、クレジットカードなどの「キャッシュレス決済」を推進すれば、現金の受け渡しやレジ締めの手間も省け、受付全体の業務負担が軽減されます。

3.「案内業務」の視覚化で説明負担を軽減する
「受付の流れ」や「よくある質問」を、パッと見てわかる掲示物やPOPにまとめます。スタッフさんが何度も同じ説明をする時間を削ることで、一人ひとりの拘束時間を短縮し、少ない人数でも窓口が回るようにします。

「患者様への誘導案内や、正確さが求められる会計業務を機械仕組みやシステムに任せる」
その安心感があるだけで、受付の空気は軽くなります。スタッフさんの精神的負担が減れば、離職率の低下に繋がり、結果として採用コストを抑えることにも貢献します。

「スタッフさんがいつも忙しそうで、なかなか定着しない…」
「今の人数でも無理なく回る、ミスのない体制を作りたい」
院長先生や事務長様が抱えるそんなお悩みを解決するために、弊社で配信しているメルマガでは、「受付業務の負担を徹底的に減らす」ための仕組みづくりやヒントを定期的にお届けしています。

「スタッフさんの負担を減らし、より良い運営を目指したい」とお考えの方は、ぜひこの機会にご登録ください。

＜セミセルフレジ『OWEN』について＞
患者様の会計をスムーズにし、医療機関様の業務負担・ストレスの軽減を可能にするセミセルフレジです。両面タッチパネルで患者様へのご案内もしやすく、クレジットカードや電子マネー、QR決済も利用でき利便性にも優れた商品です。ユーザー様には、リモートによるスピーディなサポートも実施しています。
・公式サイト：https://owen-syspo.com/

＜シスポについて＞
・所在地：京都府京都市山科区竹鼻堂ノ前町46-1京都山科ビル5F
・代表者：取締役・山中裕樹、梶谷正博、中井貴士
・設立：2015年10月1日
・事業内容：医療用情報システムの開発・販売及び保守、情報機器の販売及び保守、システムソリューションの受託開発、保守資産の運用など
・電話：075-600-2828
・企業サイト：https://sys-po.co.jp