【Google Cloud 事例】AppSheet の権限管理で実現するデータ制御と可視化

企業においてお客様からのアンケート内容の管理や、それに付随する案件対応・ミーティングの進捗管理において、以下のようなお悩みはありませんか？

● Excelでの案件管理では、役職やチームに応じた柔軟な閲覧権限の設定が難しく報統制がとれていない。
● 各案件の 進捗が 担当者任せでブラックボックス化しており、マネージャーが全体の状況を把握しきれない。
● 活動実績データがすぐに取り出せず、分析やレポーティングに時間がかかっている。

AppSheet は、Google Cloud が提供するノーコード開発プラットフォームで、プログラミングの知識がなくても、ビジネスニーズに合わせたカスタムアプリケーションを迅速に構築できます。スプレッドシートやデータベースなど、様々なデータ ソースと連携し、業務プロセスの⾃動化やデータ管理の効率化を実現します。
本記事では、上記の課題を解決するため、Excelで管理されていたソースとし、Google Cloud のAppSheet を利⽤してスムーズな案件情報をデータ営業活動の進捗を可視化‧共有する「ミーティング可視化アプリ」の開発事例をご紹介します。

お客様からの案件に関する相談アンケート後の対応は、従来、Google フォームとExcelで管理されていました。しかし、この方法では以下のような運用課題がありました。

・役職や所属営業所に応じた細かい閲覧権限の設定が困難
・ミーティング内容や実施状況が一覧でまとまらず、管理職が全体状況を把握できない
・CSV形式でのデータ出力ができず、分析やレポーティングに工数がかかる

これらの課題に対し、開発基盤にはお客様がすでにGoogle Workspaceを導⼊されていたことから、親和性の⾼いノーコードツール「AppSheet」でのアプリケーション開発を提案し、実現することになりました。

本アプリは、顧客からの相談情報などを集約したデータベースを基に、AppSheetを⽤いてミーティングの進捗状況をリアルタイムで可視化‧管理し、その活動実績をCSVファイルとして出⼒するアプリです。
AppSheet はノーコードツールの為、開発⼯数を削減できるだけでなく、将来的に軽微な修正はお客様⾃⾝で迅速に対応可能な体制を構築しました。

従来のAmazon Web Service（AWS）環境を活かしつつ、AppSheetとの連携を考慮し、そこから得られるデータをGoogle CloudのCloud StorageとBigQueryへリアルタイムに連携。これにより、AppSheetからのスムーズなデータ参照に加え、他のGoogle サービスとの連携やデータ分析も容易に実現。

AWSからCloud Storageへのデータ連携はGoogle Cloudの標準機能で実現。さらに、Cloud StorageからBigQueryへのデータ同期は、通常最短15分かかるところを、Google CloudのiPaaSサービスである「Application Integration」を活⽤し、リアルタイムでの同期を実現。

1. お客様から案件相談アンケートが回答され、AWSS3にCSVが配置されると⾃動でCloud Storageへ連携される
2. Cloud StorageにCSVが配置されると、CSVのデータをBigQueryのテーブルに追加する
3. BigQueryにデータが格納されることで、AppSheetから該当データを表示・更新することが可能となる

各項⽬が⼀⽬でわかる⼀覧画⾯です。ログインユーザーの役職（営業担当者、管理職など）に応じて表⽰される項⽬が⾃動で切り替わるため、セキュアな情報管理と、⽴場に応じた効率的な状況把握を両⽴させています。

一覧画⾯内のMTGシート⼀覧を押すと、案件ごとのミーティング実施状況や議事内容が⼀覧表で⽴ち上がります。進捗がリアルタイムで可視化されるため、管理職は各担当者の活動状況を正確に把握し、適切なフォローや指⽰出しをタイムリーに⾏うことが可能になります。

アンケート回答詳細画⾯では、お客様からいただいた案件アンケートの回答詳細や営業の⽅の対応内容をいつでも確認できます。お客様のニーズや状況を事前に把握することで、初動のミーティングをより効果的に進めるための重要な情報として活⽤いただけます。

今回の事例では、お客様の既存AWS環境とGoogle Cloudを連携させ、ノーコードツール「AppSheet」を⽤いることで、アプリケーションを短期間で開発しました。
このアプリによって、これまで担当者ごとに分散していた案件進捗のリアルタイムな⼀元管理と、役職に応じたセキュアな情報共有が実現し、お客様から⾼い評価をいただいています。
ノーコードは迅速な開発が魅力ですが、既存システムとの連携やリアルタイム同期を成功させるには専門知識が不可欠です。本事例は、その両立を果たしたDX推進の好例といえるでしょう。

フライトソリューションズでは、お客様の環境や課題に合わせた最適なクラウド連携‧活⽤をご提案しています。
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