Excel業務が残業の温床に？非効率を招く「できる人」への依存体質

株式会社すごい改善（本社:東京都中央区、代表取締役社長:吉田拳、以下、すごい改善）は、20代から50代の男女350名の社会人を対象に「バックオフィス業務とExcel」に関する調査を実施。結果、Excelができる人ほどExcel業務による残業が多いということが判明しました。バックオフィスの現状をアンケートをもとに紐解き、なぜExcel業務が残業の温床になってしまっているかの原因を解説していきます。

・クラウドサービス化が進む業務も、Excelを使っている担当者は多い
・月次の集計作業、レポーティングにかけている時間は平均月26.5時間
・Excelができる人ほど残業時間が増加傾向

まず、Excelは現在どのようなバックオフィス業務で使用されているのでしょうか。

バックオフィスでExcelを使って行っている業務

Excelが使用されている業務は「請求書の発行・入金管理（34%）」「振り込み一覧表の作成（28%）」「資金繰り管理（27%）」が上位を締める結果に。

バックオフィス分野におけるクラウドサービスの躍進が目覚ましい近年ですが、変わらずExcelによる数字管理が現場では行われていることがわかりました。

Excelで管理業務を実施している場合、月次の集計作業やレポーティング作業が発生することも多くあります。それでは、これらの業務に一体どれくらいの時間がかかっているのでしょうか。

月次の集計作業やレポーティング作業にかかる時間

Excelでの集計作業やレポーティングにかけている時間は、平均月26.5時間という結果になりました。さらに月40時間以上（1日2時間以上）時間をかけている人が、全体で16.9%も存在することも発覚。かなりの業務時間を集計作業やレポーティングに費やしてしまっているようです。

それでは、Excel業務に関わる人たちの残業時間は、使用できる関数の難易度や理解度によってどのような違いがあるのでしょうか？

今回、Excelで使用される代表的な7つの関数（IF・ SUM・SUMIF・COUNTIFS・VLOOKUP・INDEX・MATCH）について、理解度を「何も見ないで入力して使える」「調べながら入力して使える」「見たことがあって意味も分かるが、使えない」「見たことはあるが意味は分からない」「まったく知らない」の5段階で回答いただきました。

SUMIF関数の理解度と残業時間の関係性

すると驚くことに、7つの関数の中でも重要度の高いSUMIF関数を使うことができると答えた人ほど、残業時間が増加しているということがわかりました。

この結果から、多くのバックオフィスでは「Excelができる人に業務が集中してしまっている」もしくは「関数知識だけを駆使して、無理にやりくりをしている」状況にあることが考えられます。

Excelは本来業務の効率化に大きく貢献できるツールであり、多くの関数を自在にかつ創造的に組み合わせることで業務効率化を図ることが可能です。
現状を打開するためには、組織全体のExcelスキルのボトムアップや、関数の知識とデータファーストの思考を併せ持った人材を育成する必要があるといえるでしょう。

すごい改善では、Excelのプロフェッショナルに質問し放題の「Excelヘルプデスク（月額5万円/税別）」を提供しています。

Excel業務において一番大切なのは、自分がやりたい処理を実現するための「アイデア」や「作戦」、「考え方」の部分。これらが思いつかなければ、いくら関数や機能の知識を増やしても解決できません。しかし、それが思いつかない…相談できる相手もいない…。そんな時に、その作戦を一緒に考え、解決までをお手伝いします。

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5時間かかっていた業務を2秒に短縮することも、決して夢ではありません。バックオフィスのExcel業務改善はすごい改善におまかせください。

■サービス詳細：https://sugoikaizen.com/online_business/

調査手法:インターネットリサーチ
調査対象:バックオフィス業務を担当している20代から50代の男女（全国）
調査期間:2022年4月5日 ～ 2022年4月10日
回答数：550
有効回答数:350
アンケート内容
Q1.このアンケートでは、あなたがExcelで行っている業務内容や月次の集計・レポーティング作業とその報告業務、月の残業時間などに関して詳しくお伺いする設問が含まれます。業務上の守秘義務により回答できない場合は、アンケートに参加しなくても問題ありません。また、途中で回答を止めても問題ありません。以上をご了承いただきアンケートにご回答いただける場合は、「アンケートを開始する」をお選びください。
Q2.あなたの職種についてもっとも近いものを教えてください。
選択肢：人事・経理・総務、法務
Q3.（Q2で「人事」と回答した場合）Excelで行っている業務について当てはまるものをご回答ください。
選択肢：人事評価管理・有給休暇管理・時間外労働管理・人件費管理・勤怠管理・その他
Q4.（Q2で「経理」と回答した場合）Excelで行っている業務について当てはまるものをご回答ください。
選択肢：資金繰り管理・原価計算・連結試算表・財務諸表作成・各種経営資料作成・会計ソフトへのインポートデータ作成・振込一覧表の作成・請求書の発行、入金管理等・その他
Q5.Excelを使った、月次で行っている集計・レポーティング作業にどれくらい時間をかけていますか？※集計・レポーティング業務が発生する月と、しない月がある場合は、発生する月について回答ください。
Q6.Excelを使った月次のレポーティングについて、月初何日目に報告できていますか？※レポーティングのタイミングが月初でない場合は、締め日からの営業日数で回答ください。※月次のレポーティング報告が複数回ある場合や月によってタイミングが異なる場合は、最も早い時期でご回答ください。
Q8.次の関数について、あなたの理解度を教えてください。
選択肢：IF・ SUM・SUMIF・COUNTIFS・VLOOKUP・INDEX・MATCH
理解度：「何も見ないで入力して使える」「調べながら入力して使える」「見たことがあって意味も分かるが、使えない」「見たことはあるが意味は分からない」「まったく知らない」
Q9.月平均何時間程度残業していますか。
Q10.Excelについて、独学又は研修で学んだことはありますか。
Q11.Excelの学習方法について教えてください。

本調査データの引用・転載時には、必ず当社クレジット「株式会社すごい改善」をご記載ください。

会社名：株式会社すごい改善
代 表 者：代表取締役　吉田拳
設　　立：2010年8月27日
事業内容：Excelセミナー・オンラインセミナーの開催、Excelに関する業務効率化支援、VBAによるマクロ開発、Excel関連書籍の執筆、講演への登壇、Excelを活用した経営、業務改善等への助言を行う顧問サービス
本　　社：〒104-0061 東京都中央区銀座2-11-9 三和産工ビル5F
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