ノヴィータ、「TOKYOテレワークアワード」推進賞を受賞 ～テレワークの定着・浸透を目指す中、 先進的なモデル事例として選出～
株式会社ノヴィータ(所在地：東京都新宿区、代表取締役社長：三好 怜子、以下 ノヴィータ、 https://www.novitanet.com/ )は、東京都が主催する第1回「TOKYOテレワークアワード」において、推進賞を受賞いたしました。
TOKYOテレワークアワード サイト
https://www.telework-rule.metro.tokyo.lg.jp/award/
東京都は、公労使による「新しい東京」実現会議における構成団体とともに、官民一体でテレワークの定着・浸透に向け、「テレワーク東京ルール」の普及推進に取り組んでいます。「TOKYOテレワークアワード」とは、テレワークの推進を図ることを目的とし、「テレワーク東京ルール」宣言企業の中からテレワークに関する先進的・モデル的取組を行っている企業・団体を表彰する東京都主催のアワードです。働き方改革、ビジネス革新、人材活用、危機管理(事業継続対策)、地域振興などの観点で優秀な取り組みを行った企業・団体として選出されました。
ノヴィータは2006年の設立時より、仕事の場所や時間だけではなく何をしたかにも目を向ける土壌がありました。二代目社長である三好も、ライフイベントがあっても働き続ける意識を昔から強く持っています。ママとなってからは子連れ出勤など率先して行い先例を作っており、これにより受け入れられる働き方のパターンが増えています。
「働く場所が1箇所であることは限らない」という価値観から、テレワークはより本質的な考え方のもとに組織を作れる機会になると捉えて、コミュニケーションのあり方や評価の仕方を考え続けています。
移動制限の一方で注目されているデジタルマーケティングや、オンラインツールを活用した距離を問わない組織づくりは、ノヴィータ設立以来約15年の間、壁にぶつかり乗り越えてきたことでもあります。
今後も柔軟な働き方と組織成長の両立に向け、現在ノヴィータで行っている組織内の試行錯誤もサービスとして提供を強化します。具体的には、テレワーク導入支援をはじめとした中小企業における課題解決ソリューションの開発・提供、および当事者としての質の高いコンテンツ作成・発信に注力していきます。
ノヴィータにおけるテレワークの取り組み内容
●社員の地方転居をきっかけにしてテレワークは2017年より本運用しており、2019年時点で遠方在住など3割程度の社員がテレワーク勤務を実施。その後、感染症拡大を受けて2020年9月より、対象を全社に拡大。
●2016年頃からバックオフィス専任者を2名設けた。当時から、いずれテレワークという働き方が来ることを見越し、DXを推進。VPNは取り扱う社員にリテラシーが必要となるため、クラウド環境に情報を集約しどこでもアクセスできることをベースに設計。コミュニケーションツールへの投資を行い、SaaSサービスを積極的に活用。情報セキュリティは2017年に策定し、状況に合わせた独自システムにて運用中。
●2018年に着任した採用担当は当時から地方在住だったこともあり、面談などの一部の工程のオンライン対応から、採用活動の全行程においてオンラインでのフローに設計し直した。
●2018年頃から地方テレワークを行う社員が増え、各地で起こる災害などでリスク発生の確率が高まっている状況を受け、BCPの構築にも積極的に取り組んでいる。防災リュックの支給、震度5以上で安否確認をするクラウドサービスの導入、危機が発生した時の情報を記載した社内ポータルサイトの設置など。
●感染症拡大の際にも、オフィスが人通りの多い駅前にあるため2020年2月より在宅勤務推奨を開始。常時8割以上の社員が在宅勤務になったことで、オフィス時に各メンバーが使用していたモニターや椅子などを希望者が自宅利用できるように準備、大きな混乱なく移行した。
●感染症拡大に伴って迅速にテレワーク移行が必要な状況だったため、オフィス出社していた社員を対象に2020年4月から通信費を支給。以前からテレワークで勤務している社員もいたため、バランスを見て、在宅勤務通信費手当として整備し直した。
●テレワークではコミュニケーションが必要最小限になりがちなため、定期的に雑談会を開催したり、在宅交流手当を2020年12月に導入したりして喚起をはかっている。コミュニケーションツールも特徴によって異なるため複数契約、ルールなども含め整備し、連絡を取りやすくしている。
●テレワークに伴う情報共有フォローと一体感醸成のため、週1での全社朝会に加え、月1で数字と状況の報告、あわせて各人の業務について5分のショートプレゼンを持ち回りで発表する会を設けている。
●テレワークがしにくいとされるバックオフィス担当も、請求支払いや契約書取り交わしの電子化を顧客と交渉、給与明細などの書類の受け渡しを紙から電子送付にするなどの整備やワークフローの見直しを行い、週2程度の出社に。感染症拡大時には出社業務をメンバー内で情報共有、出社担当者が限られた時間に終わるようさらに工夫して出社頻度を週1程度に抑えている。
●在宅勤務が基本なので、個人の管理に依りがちなものの支援を、在宅勤務後の状況確認アンケートを参考に会社としてやれることがないか模索中。各自の職場となる自宅ネットワーク環境サポートを目的としたアンケートの実施や、健康管理とコミュニケーションの促進のためのオンラインヨガなど。
ノヴィータにおけるテレワークの実績・効果
●地方転居、子育て、病気、介護など様々なライフイベントや事情に対応しやすい勤務形態のため、離職率が低下。地方転居(妻である社員が、夫の赴任先に帯同するケース)で勤務継続した事例が複数ある。
●テレワーク導入、社内DX推進を評価いただき兵庫県豊岡市から声がかかり、現地在住の女性を2018年12月から在宅勤務で複数人雇用。同様の事例を市内外で増やそうとしており、女性、特にママの雇用を増やす取り組みを通じて、地域の持続的な発展に貢献している。
●元々働き方に関して柔軟な考えを持つ企業文化ではあったものの、それを象徴的に伝えることができるようになり、採用広報にも寄与。
●2019年までは7割の社員がオフィス勤務で、オフィスのみで得られる・発生する情報が少なからずあり、テレワークをする社員まで届かないことがままあった。現在は全員がテレワークで情報がオンラインに集約されたため、アクセシビリティが増した。
●2020年に初めて全社テレワークを1週間を行った際、決定から実施までが3日とスピーディーな判断ができ、かつ大きな混乱がなかった。感染状況を見ながら1度時差通勤に戻し、感染拡大を受けて10日後にテレワークに戻すという試行錯誤も実現できた。それでも大きな混乱がなかったのは、バックオフィス専任者2名が数年かけて整備を行い、そのテレワーク環境を社員が利用することで、ソフト面も含めて土壌をつくってきたため。2019年時点で、社内のチームに1名以上の在宅勤務メンバーがいる状態で、テレワークとはどういうものなのか一定の理解が深まっていた。
●コミュニケーションツールや情報流通、それらを使う際のルールに対しコストをきちんとかけて運用していることにより、テレワークに移行しても密なコミュニケーションが維持され、リアルに対面せずとも、対面に劣らない強い文化を維持できている。
●家族、特に子どもに対し仕事する姿を見せることに対し、良い影響を感じている社員がいる。やりがいを持って仕事をしている姿を家の中で見せることで、仕事が身近になっているのではとのこと。
テレワークに係るノヴィータの発信
テレワーク環境整備について(2017年～2019年頃の対応内容)
https://www.novitanet.com/casestudy/case-workstyle.html
2017年に初めてテレワークを行ったメンバーへのインタビュー
https://blog.novitanet.com/entry/2020/06/03/153011
全社テレワークに移行することの発表(2020年8月26日発信)
https://www.novitanet.com/news/20200826.html
全社テレワーク推奨 1週間の振り返り(2020年2月10日発信)
https://blog.novitanet.com/entry/2020/02/10/100000
全社テレワーク推奨 3ヶ月の振り返り(2020年4月28日発信)
https://blog.novitanet.com/entry/2020/04/28/100000
株式会社ノヴィータについて
社名 ： 株式会社ノヴィータ(英文名：NOVITA, Inc.)
代表者 ： 代表取締役社長 三好 怜子
設立 ： 2006年2月3日
本社所在地 ： 〒160-0023
東京都新宿区西新宿1-1-6 12SHINJUKU 907
事業内容 ： WEBコンテンツ企画制作事業、WEB広告制作事業、
WEBマーケティング事業、WEBシステム構築事業、
WEBコンサルテーション事業、人材サービス事業
有料職業紹介事業許可： 13-ユ-306314
労働者派遣事業許可 ： 派13-307432
URL ： https://www.novitanet.com/
BLOG ： https://blog.novitanet.com/
※各社の会社名、製品名、サービス名は各社の商標または登録商標です。
