小規模な保育園でも完全ICT化により、 大幅な保育業務効率化と保護者サービス強化を実現

東京都武蔵野市にある八丁はなみずき保育園(運営：一般社団法人ハナミズキ)は0歳～5歳児を預かる定員30人の小規模な保育園です。保育園業務管理のクラウドシステム、クラウドサーバを利用したICT化により、保育士の残業ゼロを達成しました。また保護者には詳細に園生活の様子を伝えることができるようになり、サービス向上へと繋げられています。

職員会議風景

「八丁はなみずき保育園」： https://haccho.tokyo/

現在保育園業界の保育士への業務が保育と直接関係のない仕事が多く、かつ紙面での管理が多いため、保育士の業務負担が高く、職場環境の悪化が課題となっております。保育業務では多くの資料を作り、7年間保管する必要があります。行政監査の際には慎重にチェックされるものなのでおろそかにはできません。これを手書きで、紙で保管するとなると、膨大な手間と時間がかかるとともに、段ボール数箱分の保管場所が必要となります。また段ボールにしまってしまえば過去の資料を見返すことも簡単ではありません。質の高い保育をするために用意された資料が逆に足を引っ張るようなものになっていました。
保育園業界でも、質の高い保育のためICT化を進める傾向がありますので、当園でもICT化を検討しました。しかし他園の事例を調べると、ICT化を進めても園内にパソコンやタブレットは数台用意するのみで、職員はシステムを使うために順番待ちをしてしまうこともあるようで、それでは効果が十分に発揮できないと考えました。そこで当園では一人一台ノートパソコンを持ち、自分の空いた時間を使っていつでもどこでも業務ができるようにしました。
また、園生活を撮影しますが、カメラとPCを接続して取り込む作業は職員の負担になりで写真の共有もやりづらいと考え、撮影と同時にクラウドへ自動アップロードする仕組みにしました。PCを開けばクラウドを通して写真を見ることができるようになりました。
導入コストはPC、カメラ、タブレットなどで40万円、クラウドシステムの維持費で年間30万円ほどです。
パソコンが不慣れな職員もいますので、職員に求めるITスキルはキーボードで文章を書くまでとしています。手書きの方が効率的な場合は手書きした紙を見てExcelやPowerPointを使って事務作業に長けた職員が清書するようにしました。

ほぼ全資料の作成・管理をクラウド上ですることにより、そのことを理由に残業することは無くなりました。もちろん持ち帰り業務はありません。職員は定時で退社する光景が当たり前となり、保育に直接かかわる時間を増やすことができました。
また、資料の保管場所の確保が不要となりました。クラウドから簡単に過去の資料を見ることもできるので、保育に活かすことができるようになっています。
保護者とのやり取りをに使う連絡帳は手書きではせいぜい数行が精いっぱいです。しかし、当園では十数行、さらに写真を添えて園生活の様子を連絡できています。またクラウドシステム上で保育士間の情報共有化が容易となり、家庭の状況を全保育士が把握できるようになりました。園全体で家庭の様子を共有・理解が可能となり、保護者からの問い合わせや子育ての悩みなどの取り組みに効果を上げています。保護者からは朝の忙しい中で連絡帳を書く必要がなく、通勤途中でスマホを使って送信できること、また遠くに住んでいて普段会うことが難しい祖父母や、平日は帰りが遅くて寝顔しか見られないお父さん、お母さんが園生活の様子を読み、写真を見ることができて嬉しいと喜びの声をいただいています。

今後、八丁はなみずき保育園では、より一層、保育現場の環境改善や待遇改善をすることで、保育の質、サービスを向上し、保護者が子育てしやすい環境作りを目指してまいります。

商号　　： 一般社団法人ハナミズキ
代表者　： 代表理事　近藤 健太郎
所在地　： 〒180-0006　東京都武蔵野市中町2-21-14-103 ウエストコート
設立　　： 2017年11月
事業内容： 保育園経営
資本金　： 0円　※一般社団法人のため0円
URL　　 ： https://haccho.tokyo/

連絡帳