JIIMA、「第2回 テレワーク実施アンケート調査」について集計結果を発表

　文書情報マネジメントの普及啓発を行っている公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（東京都千代田区　理事長：勝丸泰志、以下「JIIMA」）では、テレワークをテーマとした２回目となる「テレワーク実施アンケート調査」を行いました。対象者はアンケート正会員企業170社ほか関係団体やメールマガジン購読者で有効回答数は全102件。前回のアンケート調査（実施期間：2020年４月14日～2020年５月７日）ではテレワークの頻度や実施する上での問題点に焦点を当てていましたが、今回はテレワークを実施して会社がどうかわったのか、業務効率やテレワークのメリットやデメリットを調査し、今後のテレワーク継続にむけて必要なことを把握することを目的としました。
　なお、テレワークを実施していると答えられた回答者82件のうち、48.8％の人がテレワークを実施して生産性や業務効率は向上したと答えたものの、ほとんど変わらないが35％、生産性や業務効率が低下したと答えた人が16.3％という回答結果となりました。
　テレワークのメリットとデメリット、今後もテレワークを継続していく上で改善していかなければならない部分がこの調査から見えてきました。

【アンケート調査概要】

1.調査主催：JIIMA
2.調査対象：JIIMA会員企業、団体、メールマガジン登録者
3.調査期間：2020年11月18日～2021年1月31日
4.調査方法：オンライン上でのアンケート調査
5.回答数　：102件
6.調査内容：テレワーク実施の有無、テレワークに対する業務効率、メリットデメリット等
7.プロファイル　
役職：役員8.8％、管理職33.3％、一般社員53.9％、派遣社員1％、パートアルバイト2.9%
社員数：20人以下17.6%、100人以下14.7%、300人以下10.8％、1,000人以下13.7%、1,001人以上42.2%
8.業種：本文資料参照
9.年代：20代4%、30代16%、40代32%、50代36%、60代11%、70代以上1%

●テレワークの中止を決定した企業も

　「セキュリティの関係上、自宅での作業が難しい」という回答が最も多いのは前回と同様ですが、ついで「会社がテレワークの中止を決定した」という回答が続く結果となりました。テレワークを導入したものの、一部の企業ではテレワークのデメリットからあえて中止したことが伺えます。

●テレワークによる業務効率の向上については意見が分かれる結果に

　回答者の48.8％が「全体的には向上したと思う」と答えた反面、「ほとんど変わらない」と回答した人の割合は35％、また「全体的には向上したと思わない」と回答した人は16.3％となりました。これらを合計すると51.3％となり、半数以上の方がテレワークでも効率は変わらず、むしろ一部では効率が低下すると答えています。　
　次に下記の横棒グラフでは、「管理職」と「一般社員」のみに絞った比較になります。
　こちらを見ると、一般社員に対し管理職のほうが、「全体的には向上したと思う」と答えている割合が多いことがわかります。逆に、一般社員のほうが「全体的には向上したと思わない」と回答している割合が多くなっています。　
　実際に業務を管理する側より実作業を行う一般社員のほうが、テレワークで効率が上がるとは思っていないことがわかります。

●業務効率向上の要因はワークライフバランス

　テレワークによって効率が上がったとする要因は、「通勤時間をなくしたことで、疲労回復や睡眠時間などのワークライフバランスができたから」が59.7％ともっとも高く、ついで「オンライン会議などが広がり、外回りなどの移動時間が減ったから」という回答が51.2％と続きました。また「業務に直接関係ない来客や電話対応などの雑務が減ったから」と「一人で黙々と作業できるようになり集中力が増したから」という回答も40.2％と比較的高い結果となりました。　
　この結果から、通勤や移動によるストレスや疲労の軽減、睡眠時間の確保が業務効率アップにつながることがよみとれます。　
　ただ一部意見として、「自宅での勤務時間が圧倒的に長くなった結果として成果が増えた」という回答もあり、テレワークによる長時間勤務も無視できない問題となっています。

●コミュニケーション不足が業務効率低下を招く

　テレワークによる効率低下の原因は、「社員同士の対面によるコミュニケーションがとれないため」という回答が59.7％と最も高く、また「直接会話したほうが相手との距離感などがつかみやすく、契約など結びやすいため」という意見も29.2％で続く結果となりました。対面での会話が業務効率という観点では重要である点が浮き彫りとなりました。また、一部意見として、「まわりの動きがわかりづらくなった」や「相談事項を気軽に確認できず、後ろ倒しになってしまう」といった意見も見られ、職場の雰囲気や普段の会話なども業務を進める上で無視できない要素であることも伺えます。

<回答から一部抜粋して紹介>
【デジタル化・ソフトウェアについて】
●電子印鑑や電子署名の導入。（機械・精密機械メーカー/管理職・50代）
●関連業務が急速に電子化されたため、全体像が掴み難くなっている。（その他/パートアルバイト・嘱託・70代以上）
●記録管理環境の充実。（機械・精密機械メーカー/管理職・50代）
●請求書の電子化で郵送の廃止。（コンピュータソフトウェア/一般社員・50代）
【コミュニケーションについて】
●会議時の、暗黙の了解を実現するICT。（システムインテグレータ/一般社員・30代）
●Web会議でのコミュニケーションを取りやすくするためのツール。（建設・不動産/管理職・50代）
【時間・場所について】
●在宅以外の場所での環境の整備。例えば、実家やサテライトオフィスの利用許可など。またフレックスを導入するなど、「場所」と「時間」をコントロールできればさらに働きやすくなると思う。（調査・コンサルタント/一般社員・40代）
●自宅での仕事部屋の確保。（情報処理・情報サービス/管理職・40代）
●自宅でも可能なプリントアウト。（医療・化学・薬品メーカー/一般社員・50代）
●会議室など、テレワークブースが意外に必要となった点。（出版・広告・印刷/役員・60代）
【通信環境について】
●高速ネットワーク環境の増強、共用環境、疑似環境の増設。（情報処理・情報サービス/一般社員・50代）
●会社の代表電話がテレワーク先でも受けられるようになること。（金融・保険/一般社員・40代）
【健康・メンタルケアについて】
●リモートワークにより、ほとんどの時間を仕事に割当しているため、身体を動かすなど心身面の緊張感を緩和することができず、土日に心身面のメンテナンスを行うことでプライベートの時間が少なくなってしまった。隔週で週休３日にするなど、健康増進に関する制度を強化してほしい。（システムインテグレータ/管理職・50代）
【勤怠・評価について】
●個人ごとの仕事内容の明確化と評価方法の検討。現在の仕事は個人ごとに細分化されておらず、時間で区切られているため。（システムインテグレータ/一般社員・50代）
●管理職の側からの作業状況の見える化。（情報処理・情報サービス/一般社員・40代）
●自宅の通信費や光熱費の一部は業務利用なので、手当の補填や税金部分の優遇はあってもいいと考えます。（医療・化学・薬品メーカー/一般社員・30代）

●感染予防対策によりアルコール消毒・マスク着用が常態化
　新型コロナ・ウイルスが蔓延したことによる大きな変化はやはり「社内では原則常にマスク着用やアルコール消毒液、検温器などの常備」が81.3％ともっとも高く、感染予防の観点からこれまでの社内における衛生管理が大きく変わったことがわかります。　
　次に、「自社内でのWeb会議」（69.6％）、「リアルイベントの開催自粛、オンラインイベントの開催」（62.7％）と続きました。会議やイベント、セミナーなどがオンラインで実施され、これまでの「その場に足を運んで参加する」といった参加形式から脱却しつつあることが伺えます。コロナが収束したあとも、これらの変化がどのように活かされていくのかも課題となりそうです。

<回答から一部抜粋して紹介>
【通勤時間について】
●通勤時間の短縮による時間の有効活用。（機械・精密機械メーカー/一般社員・30代）
●打合せ移動がなくなり、メンバー調整も容易となったこと。通勤時間がなくなったこと。（情報処理・情報サービス/一般社員・40代）
【業務について】
●自分で仕事のペースをつかむことができる。（コンピュータソフトウェア/一般社員・20代）
●通勤時間から解放され、業務に集中できること。（医療・化学・薬品メーカー/一般社員・50代）
●会議設定のわずらわしさから解放されて、社内アポの垣根が低くなった。邪念が取り払われてミッションへの集中が可能になった。ワークライフバランスが非常にとりやすくなった。（情報処理・情報サービス/一般社員・50代）
●勤務地を選ばないこと。（医療・化学・薬品メーカー/一般社員・30代）
●時間と距離を超えて、情報共有できる点。（イメージ入力関連サービス/役員・60代）
●遠方の方（社内外とも）と会議が出来ること。（コンピュータソフトウェア/管理職・40代）
●オンライン会議に遠隔地の方でもオブザーバー参加が可能になった。（情報処理・情報サービス/管理職・50代）
●業務上は個人にはメリットあり。社としてのメリットはないと思われる。個へのメリットが人材確保につながるため、全社としての貢献はあると思います。（システムインテグレータ/一般社員・30代）
【健康・メンタルケアについて】
●新型コロナ・ウイルス感染予防。（官公庁・団体/一般社員・40代）
●通勤がなくなったことや嫌な同僚と顔を合わせなくて良くなったことによりストレスが軽減され、健康になった。（情報処理・情報サービス/派遣・派遣社員・30代）
●テレワークできる人は感染リスク回避、通勤せざるを得ない人には混雑緩和、通勤時間の有効活用、おうち時間の充実。（金融・保険/一般社員・40代）
【ワークライフバランスについて】
●プライベートの時間を増やせる。（人材サービス/一般社員・20代）
●化粧や着替えなどの時間が短縮できる。移動等による体力的な問題がなくなる。（機械・精密機械メーカー/一般社員・30代）
●働き方に対する考え方の変化のきっかけとなったこと。（調査・コンサルタント/役員・50代）
【経費・勤怠について】
●恒久的テレワークになれば、事務所に社員全員分の席を作る必要がなく経費が削減できる。（イメージ入力関連サービス/一般社員・50代）
●交通費が不要となること。リモート業務に関する知見が広まる。（イメージ入力関連サービス/一般社員・40代）
●柔軟な就労・雇用が実現できる。（調査・コンサルタント/役員・40代）
●海外取引先への出張自粛や展示会中止に等に伴う経費削減の効果。（貿易・商社・卸売販売/役員・40代）
●移動コスト（時間、交通費）の削減。（コンピュータソフトウェア/管理職・40代）

<回答から一部抜粋して紹介>
【業務について】
●テレワークでも出社でもサボる人間はサボるが、特に低年次や能力の低いメンバー、成果ではなくプロセスの確認をすべき対象メンバーの確認、指導が困難である。（機械・精密機械メーカー/一般社員・30代）
●新しく入社してくる人は慣れるまで大変。（電子・電気・コンピュータメーカー/一般社員・50代）
●各人の作業状況が把握しづらいこと。（医療・化学・薬品メーカー/一般社員・50代）
●出社している人に雑務などの負担がかかること。（情報処理・情報サービス/一般社員・20代）
●家だと緊張感が無くなる。（コンピュータソフトウェア/一般社員・40代）
●社内の自分以外の動きを収集できない、活気やエネルギー、悲壮感、システム障害時の動き、部長たちの挙動などが見えなくなった。（出版・広告・印刷/一般社員・20代）
●やりっぱなしのオンライン会議による記録の消失。（コンピュータソフトウェア/一般社員・50代）
●勤務状態の把握、モチベーションの維持が困難。（情報処理・情報サービス/一般社員・30代）
●効果的なリアルなイベントができない。（コンピュータソフトウェア/管理職・40代）
【コミュニケーションについて】
●コミュニケーションの質の低下。（調査・コンサルタント/役員・40代）
●他の人からのアドバイスが受けにくい。（建設・不動産/一般社員・40代）
●顔を合わせていないので、誤解や行違いが発生する可能性がある。（情報処理・情報サービス/管理職・50代）
●相手の様子がわからないので気軽にきけない。また顧客との関係強化がしにくい。（システムインテグレータ/一般社員・50代）
●仕事以外の話をするなど、社内外問わず人間関係を形成するコミュニケーションの時間がとれないこと。（機械・精密機械メーカー/一般社員・50代）
●オンライン会議だと話す人が限られて、いろいろな意見が出にくい。仕切り役のウェイトが大きい。（コンピュータソフトウェア/一般社員・50代）
●コミュニケーション含め組織としての一体感の低下、また議論などの深堀り不足。（システムインテグレータ/一般社員・30代）
●人との直接的な関わりにおける距離感・空気感・温度感などを感じる機会が減少し、人間的な感性が養われない。（金融・保険/管理職・50代）
●チーム内メンバーの普段の様子やメンバー間の衝突の把握が難しくなった点。（機械・精密機械メーカー/管理職・50代）
●他部門の情報が入りづらい。（情報処理・情報サービス/一般社員・50代）
●新入社員との心理的安全性の確保。（電子・電気・コンピュータメーカー/一般社員・50代）
●相手と話しているうちに相手の課題を確認したり、相手のちょっとした反応から新しい提案の糸口を掴んでいるため、直接会う機会が減ったことは営業の機会損失になっている。（コンピュータソフトウェア/管理職・40代）
【健康・メンタルケアについて】
●運動不足。規則正しい生活の乱れ。（情報処理・情報サービス/管理職・50代）
●食生活が偏りがちになるので健康面に心配がある。（システムインテグレータ/一般社員・20代）
●深夜や休日等も仕事をしがちになること。海外との会議は時間が不規則。（官公庁・団体/管理職・60代）
【経理・勤怠について】
●政府系のルールが追い付いていないので、取引先によって出社を求められることがある。例として、収入印紙の購入のために小口現金出金しないといけない、など。（情報処理・情報サービス/管理職・40代）
●社内の勤怠管理に問題がある。（調査・コンサルタント/役員・60代）
●業務時間が常に長くなってしまっている感がある。（コンピュータソフトウェア/管理職・40代）
●いつまでも仕事をしてしまう。メリハリをつけにくい。（官公庁・団体/一般社員・30代）

<回答から一部抜粋して紹介>
【肯定的意見】
●リアル打ち合わせでは同席しない（できない）開発者や遠隔地の担当者も同席させて実施できるため大変有効であると実感した。（出版・広告・印刷/一般社員・30代）
●全国から人が集まる会議は遠方の人にとっては交通費、時間がネックになっていたが、オンラインはそれがなく良い。（コンピュータソフトウェア/管理職・40代）
●対面で言いにくい事も画面上では話易いこともある。（建設・不動産/一般社員・40代）
●実際に対面で行うよりダラダラ行う事が少なくなるように感じる。（機械・精密機械メーカー/一般社員・50代）
●リモートと実際に接触すること双方の良さがあるので、場合で使い分けすることが重要と感じます。（情報処理・情報サービス/一般社員・50代）
●試験的には構わないものと思う。改善できるところがあれば、改善を図っていけば、より便利な世界に近づくと思う。（医療・化学・薬品メーカー/一般社員・50代）
●Web研修が受けやすい。（機械・精密機械メーカー/管理職・40代）
●オンライン会議とリアルでの面談にはそれぞれ利点があるので、上手く組み合わせることが大切。（機械・精密機械メーカー/一般社員・30代）
●自宅ではなく飲食店で遠方の友達と出来る仕組みがあるとよい。（金融・保険/一般社員・40代）
●会議後や業務後の余計な飲み会が減って助かる。（調査・コンサルタント/役員・60代）
●オンライン会議になり、開始と終了時間がきちんと守られる様になった。（情報処理・情報サービス/役員・50代）
●直接その場に行かなくても共有できるというのは、世界が広がる感じがする。より新しいサービスの出現と共に、価値観も変わってきたように思う。（医療・化学・薬品メーカー/一般社員・30代）
●徐々にルールやマナーが出来上がってくればひとつのコミュニケーション方法としてありだと感じています。（情報処理・情報サービス/派遣・派遣社員・30代）
●ネット社会の利点を活かせていると思う。実際オンライン飲み会が普及したお陰で親密になれた遠方の友人も多いです。（電子・電気・コンピュータメーカー/管理職・60代）

【否定的意見】
●仕事ではオンラインもよいが、これまでの電話などで会話する延長線上にあるように思える。プライベートにおいては、直接会うことのほうが大切なように思える。（情報処理・情報サービス/一般社員・60代）
●時と場合により、実際に会って話した方が進む場合もあるので一切合切をリモートにすれば良いというわけではないと感じている。（機械・精密機械メーカー/一般社員・60代）
●文字や画面越しではなく、直接会って伝えられることは重要と考える。（公益社団法人/一般社員・40代）
●テクノロジーが多対多のコミュニケーションに追いついていないと思います。（電子・電気・コンピュータメーカー/一般社員・50代）
●事務的な会議であれば有効だが、議論の場には適さないと感じる。（情報処理・情報サービス/一般社員・40代）
●コロナ予防や、遠方に住んでいるなど物理的な距離があるのなら有効かと思いますが、オンラインでは発言のタイミングに困ります。時にはお互いに顔を合わせることも必要かと思います。オンライン飲み会は、家族がいる方は気を遣います。（情報処理・情報サービス/一般社員・50代）
●会議は便利と思うが、プライベートではそこまでする必要を感じない。（情報処理・情報サービス/一般社員・40代）
●相手の反応がわかりにくいのが最大の難点です。（官公庁・団体/一般社員・30代）
●既に面識のある相手とのオンライン会議や飲み会は問題ないと思うが、新規の相手とのオンライン会議等には自身がまだ慣れていないため、不自由さを感じることの方が多い。（システムインテグレータ/管理職・40代）
●オンライン会議に対応できない人などがいると全体的にスムーズにいかない。（システムインテグレータ/一般社員・50代）
●飲み会は盛り上がらないと思う。（情報処理・情報サービス/一般社員・50代）
●インターネットなどの情報通信技術を使える人と使えない人との情報格差が広がる。（イメージ入力関連サービス/一般社員・40代）
●リアル以上に思いやりと想像力をもってコミュニケーションが必要となっている。（コンピュータソフトウェア/管理職・40代）
●オンライン飲み会（非接触型）などは自宅の場所を占有してしまうため、やりにくい。たまにならよいが、時にはオフライン（接触型）でのコミュニケーションは重要だと思います。（出版・広告・印刷/一般社員・40代）
●国内ならオンライン会議はありだと思いますが、帰省や飲み会はリモートでは無理。（官公庁・団体/管理職・60代）
●現状では通信環境の整備は必須条件と考える。通信回線の状態によってストレスフルな会議になってしまう可能性が高いため。（情報処理・情報サービス/管理職・40代）

■公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)について
　JIIMA の約165社の会員は、北海道から沖縄まで全国から加入されています。会員は、一般会員と維持会員で構成され、ユーザーを一般会員に、維持会員には関連機材のメーカー、ディーラー、ソフト開発会社、情報入力・処理サービス会社等の文書情報マネジメントを提供する多くの企業が加盟しており、この業界唯一の公認団体であります。
設　　立　：　1958年（昭和33年）
代表理事　：　勝丸 泰志
活動内容　：　文書情報マネジメントに関する各種セミナー・展示会
JIS（日本工業標準規格）原案作成／ISO／TC171関係国際標準規格審議
文書情報管理士ならびに文書情報マネージャー検定試験
文書情報マネジメントの参考書・テキスト類を編集発行
文書情報マネジメントに関する調査研究
電帳法スキャナ保存ソフト認証、電子帳簿ソフト法的要件認証制度の管理運用
協会機関誌「IM」発行（隔月刊）
会　員　数：正会員165企業・団体（2021年1月1日現在）
関係省庁　：（所管）経済産業省／内閣府、総務省、国土交通省

アンケート資料の転載にあたりましては、「JIIMA調べ」と出典を付記のうえご使用いただきますよう、お願い申し上げます。
※今回の集計データについて、さらに詳しい資料をご希望の場合は、下記よりご連絡ください。

【本件に関するお問合せ先】
JIIMA事務局　山下　TEL: 03-5821-7351　 Email: toiawase@jiima.or.jp

pdfは下記URLにて公開しております。