会議室予約管理システムBRoomHubs、多様なオフィス設備を一括予約管理する機能を追加　働き方にあわせてオフィス設備をマネジメント

2024-08-01 10:30

株式会社アークシステム(本社：東京都中央区、代表取締役社長：戸北宗朋)が提供する会議室予約管理システムBRoomHubsが、会議室のみではなく多様化するオフィス設備の一括予約実績管理を実現するためにスマホアプリをはじめ大幅な機能強化をいたしました。

詳細URL： https://broomhubs.com/

BRoomHubsが目指すもの

オフィス管理業務の負荷が増大している

リモートワークが普及する一方で、ハイブリッドなワークスタイルを支えるコストパフォーマンスのよいオフィス環境を作ることは、経営にとって喫緊の課題となっています。オフィス設備の多様化、共同利用化が進む中で、オフィス設備を効率よく使うためのルール策定や管理が必要となっていますが、それらの業務は総務担当者の大きな負荷となっています。

オフィス管理業務を効率化、担当者の負荷を軽減

BRoomHubsは、働き方の変化にあわせて多様化されたオフィス設備をマネジメントできる環境を構築します。
設備の効率的利用のためのPDCAサイクルを実現し、管理者様の業務負荷を削減しつつ、継続的な改善活動を支援します。

BRoomHubsの機能強化点

今回BRoomHubsは多様化するオフィス設備の予約・利用実績を、管理者が一括管理するために下記のオプションを用意しました。

スマホアプリ(あらゆる設備の利用実績管理)
・二次元コードを設置するだけで、管理者は、簡易に、低コストで、これまでわかりにくかった設備の利用実績が管理できるようになります。
・利用者は事前に予約した設備はもちろん、空いている設備にその場でチェックインできるようになります。

予約画面の追加項目設定(予約と同時にリクエスト受付)
・対象設備ごとに必要な管理項目を予約画面に追加でき、管理者は予約時に利用者のリクエストを受付けることができます。(ドリンクの必要不要、社用車利用申請、セミナールーム会場セッティングなど)

フリーアドレス席管理
・働き方の多様化によって、固定席からフリーアドレス席への移行が進んでいます。また、フリーアドレス席は出社率を見込んで、少なめに設定している会社がほとんどです。その状況の中で、下記の問題が発生し、設備管理業務の負荷が高まっています。

・BRoomHubsは下記を実現し、フリーアドレス席の管理を強化します。
＊座席ごとにチェックイン(スマホ、フロアマップ、WEB)、自動キャンセルの設定
＊利用状況の表示(誰がどこにいるかわかる)
＊任意のグループを設定し、最大利用時間や予約時の追加項目の管理が可能
＊フリーアドレス席のスマートチェックイン予約
＊1回の予約操作で複数の席を予約可能(セット予約機能)