「学童保育支援システム」導入事例公開　 -とちぎYMCAが運営する宇都宮市内の学童施設「子どもの家」14拠点で業務のICT化を実現-

2023-02-02 13:00

VISH株式会社(所在地：愛知県名古屋市、代表取締役：田淵浩之)は、2023年2月2日(木)、当社が開発・提供する「学童保育支援システム」を活用して保護者の利便性向上と職員の業務負担軽減を実現したとちぎYMCA(所在地：栃木県宇都宮市、アフタースクール事業部：荒井浩元)の導入事例を公開いたしました。

▼導入事例記事全文は以下のページよりご覧いただけます。
https://voice.buscatch.com/tochigiymca

「子どもの家」とは

宇都宮市子どもの家は、放課後や長期休業期間中に、保護者が労働等により昼間家庭にいない小学生に対し、適切な遊びや生活の場を提供し、児童の健全な育成を図るための施設です。各市立小学校(小規模特認校を除く。)ごとに子どもの家を設置しており、法人が宇都宮市からの指定を受けて運営をしています。

引用： https://www.city.utsunomiya.tochigi.jp/kurashi/shogaigakushu/1012031/1027786.html

システム導入後の成果

業務の省力化につながった
「子どもの家」の現場では、仮に新型コロナウイルスの関係で急遽休館とする場合も、メール配信で保護者全員に即時に連絡をすることができた。
人数が多い拠点では、百数十名の児童が利用しているため、仮にその休館の連絡を電話で行うのはかなりの負担になってしまう。
また、本部では施設利用料の計算や銀行振替手続きを手作業でやろうとすると、1,400名分行うため、大きな負担になる。そうした業務を「学童保育支援システム」の導入により、省力化、効率化ができたことは大きな導入効果だった。

保護者からも好評のメール配信
保護者へのお知らせやメール配信機能はPDFで資料を貼付することができる。
小学校では例えば、給食の献立表などはいまだに紙で配布しているところも多いと聞いている。
スマホ世代の保護者からは「なぜ小学校のメール配信は同じにできないんだろう」という声も挙がっていた。

アンケート機能もスマホで返信ができ、紙のお知らせに記入して切り取って提出といったことがないため、回答の提出漏れもなく、職員が既読のチェックが可能。
こうした使い勝手のよさも保護者からは好評となっている。

児童の管理がしやすい
会員管理が「学童保育支援システム」によって行われ、児童一人ひとりの履歴がカルテのように管理できるようになった。
児童一人ひとりのどんな内容の利用があるのか、どの行事に参加しているのか、ということがカルテのようにまとまっている。
「子どもの家」を巡回中、何か保護者に連絡しないといけないことがあっても、ネットに接続できさえすれば「学童保育支援システム」に登録されている児童情報を参照して連絡ができる。

とちぎYMCAとしては「子どもの家」だけでなく、幼稚園や保育園、英語やウエルネスプログラムでもVISH株式会社の業務支援システムを活用している。
導入以前はExcelベースでの管理だったが、現在は「学童保育支援システム」によりクラウド化を実現。