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働き方改革を進めるにあたり欠かせないのが職場のコミュニケーションです。
一方で、どのようにコミュニケーションの活性化をおこなえばよいか
手段がわからないといった声も多く聞かれます。

そこで今回はコミュニケーションが働き方改革に重要な理由から、
停滞する原因や活性化させるアイデアまでを解説します。

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目次

1. 職場のコミュニケーションが働き方改革に重要な理由
2.社内コミュニケーションが停滞する理由とは
3.社内コミュニケーションを活性化させる3つのアイデアを紹介


1.職場のコミュニケーションが働き方改革に重要な理由

働き方の多様性や個々のワークライフバランスを重視する働き方改革では、職場のコミュニケーションが重要です。まずはなぜコミュニケーションが必要なのか、具体的な理由を解説します。

多様な働き方を実現するため

職場のコミュニケーションは多様な働き方を実現するために必要です。働き方改革では社員の生産性向上や職場環境の改善目的のため、従来のように全員定時に出社することや遅くまで社内に残って残業するといった働き方はなくなる傾向にあります。今後はフレックス制度やテレワークといった新しい働き方が主流となっていくでしょう。

その際、離れた環境にいる社員同士でどうやって円滑に業務をおこなうかは、職場のコミュニケーションの取り方にかかっています。下記の記事では、コミュニケーション不足を解消するためのポイントを解説しているので参考にしてください。

個人のワークライフバランスのため

働き方改革では、育児や介護などの事情がある人でも無理なく働ける環境を作ることが求められています。日本の労働人口が減少していく中、これまで家庭の事情で仕事を諦めざるを得なかった人にも社会で活躍してもらえるようにする必要があるのです。

また、長時間労働による健康被害などを防ぎ、個人のワークライフバランスを実現するためにも、労働環境の改善が急務となっています。

そのために必要なのが社内コミュニケーションです。社員がお互いの状況を理解し、助け合える環境を作ることで、働きやすい職場を実現することができます。

社員のやる気向上のため

職場のコミュニケーションは、社員のやる気向上にも繋がります。例えば上司とのコミュニケーションが希薄だと、食い違いからミスが起こるリスクは高まります。反対に活発にやり取りができる状況だと、意見交換や業務に対する認識を共有しやすくなるためミスが低下したり、部下が自分の意見を主張しやすかったりといった利点があるのです。コミュニケーションがスムーズな状況では、社員全員の業務への意識も前向きに向上します。

業務を効率化するため

業務を効率化するためにも職場のコミュニケーションは大切です。人間関係がスムーズになることで職場の雰囲気がよくなるだけでなく、各社員が現在どのような業務をおこなっているかがわかる、といったメリットがあります。

コミュニケーションロスによる業務の巻き戻しや遅延がなくなるだけでなく、社員同士がチームとなって目標・ゴールに向かって業務を進めることができるようになります。

2.社内コミュニケーションが停滞する理由とは

社内コミュニケーションが停滞する主な要因について解説します。限定的なコミュニケーションに留まっている、上司に物が言えないなど問題など、日本人特有の文化や考え方が原因となっていることが多いです。

コミュニケーションの範囲が限定的

コミュニケーションの範囲が限定的で、チームや部門をまたぐやり取りができていないということがあります。個人の視野が狭く自分の業務以外は考えられない状況では、他部署と連携して業務効率を上げるといったことができません。

例えば、せっかく営業部がクライアントからの商品やサービスに関するフィードバックをもらっても、それが開発部などの他の部門に共有がされなければ改善に繋がりません。各社員がより他部署や会社に関心が持てる環境づくりが必要です。

部下が上司に物を言えない雰囲気

部下が上司に物を言えない雰囲気もコミュニケーションが停滞する要因です。常に上司の顔色を伺い、意識がクライアントやサービス向上ではなく社内政治に向いている社員は少なくありません。

言いたいことが言えない環境は社員のモチベーション低下にもつながるため、気軽に意見を言える風通しのよい環境づくりが必要です。

日本人特有のコミュニケーション文化

「以心伝心」という言葉がある通り、日本では言葉ではっきりと物を言わない文化があります。みなさんも「言わなくてもわかるでしょ」「いい感じでよろしく」といったことを言ったことがあるのではないでしょうか。

この多くを語らずお互いが意思を察して通じるスタイルは「ハイコンテクスト文化」といいますが、欧米のローコンテクスト文化と比較し論理的ではなく曖昧といった欠点があります。

円滑なコミュニケーションを実現するためには、相手の理解できるよう的確に要求を伝えることが大切です。

企業理念やビジョンが共有されていない

社内コミュニケーションが停滞する要因のひとつとして、企業理念やビジョンが共有されていないといったこともあります。社員のコミュニケーションに関する意識を変えるためには、まず経営者がどれだけ社内のコミュニケーションに重きを置いているか、違和感に気づくことが大切です。

社員のコミュニケーションを活性化するためには、例えば定期的に研修をしたりイベントを企画したりと企業理念・ビジョンを共有し共通認識を持つことが大切です。

3.社内コミュニケーションを活性化させる3つのアイデアを紹介

ここからは社内コミュニケーションを活性化させるための3つのアイデアを紹介します。特にコミュニケーションツールは働き方改革での情報共有にかかせないツールなので、積極的に活用することをおすすめします。

コミュニケーションツールの導入

コミュニケーションの活性化のためには、チャットやファイル共有などの機能を持つコミュニケーションツールの導入が効果的です。

テレワークやフレックス制など働き方改革により柔軟で多様な働き方が増えてくると、これまで通りの伝達手段だと上手くいかないケースが起きてきます。例えば従来のように社員全員が同じ時刻に出社するのであればその場で連絡できたことでも、時短勤務やインターバルのある働き方ではそのようにいきません。

つまりこれまで以上に業務報告や引継ぎといった連絡・情報共有が大切ということです。コミュニケーションツールは文字で伝えるため履歴が残るといった利点があります。出先からでも社内の状況を正確に知ることができるため、円滑なコミュニケーションを実現します。

オフィスレイアウトの工夫

フリーアドレスや気軽に使える開かれたミーティングスペースなど、オフィスレイアウトを工夫することも社内コミュニケーションを活性化させるために有効な手段です。社員が個人のデスクを持たないフリーアドレスなら、営業部と開発部が机を並べて仕事をするなど部署を超えたコミュニケーションが実現します。

また、個室の会議室だと事前に予約をする必要がありました。会議をしたいけどする場所がない、という経験をさせた方も多いでしょう。しかしオープンスペースがあれば、必要な時にすぐにミーティングを実施できるようになります。

社内イベントなどの開催

社内イベントを開催することも方法の1つです。定期的なイベントは社員のモチベーション向上や、帰属意識を高めるといった効果があります。会社の規模が大きければそれだけ他部署とのコミュニケーションが希薄になりがちです。業務で関わり合いのない他部署の人でも社内イベントを通して交流することで、コミュニケーションが向上します。

社内コミュニケーションの向上は、サービスや商品の改善にも繋がることがあります。

例えば、社内イベントでは普段は関わらない開発部門と営業部門が知り合うことができます。それをきっかけに、互いの業務について知ることができ、営業部がどのように商品を売っているのか、開発部がどのような思いで開発をしているのかをできるでしょう。互いの業務や思いを知ることで、営業目線の商品開発や開発目線の営業ができるはずです。

まとめ

業務効率化やモチベーションの向上など、職場のコミュニケーションは多くのメリットをもたらします。特に働き方改革においては、コミュニケーションが停滞しないよう意識して活性化させる対策が必要です。今後の生産性を上げるためにもぜひ今回紹介したポイントを実践してみてください。

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