学内事務手続の完全ペーパーレス化を実現　DXの推進によって、ニューノーマル時代の新たな教育環境を構築

近畿大学（大阪府東大阪市）は、DX推進を全学的課題としており、学内での事務手続のペーパーレス化に順次取り組んできました。未だにオンライン化できていなかった一部の決裁書や申請書等をすべて洗い出し、令和4年（2022年）4月、事務手続の完全ペーパーレス化を実現しました。ペーパーレス化に伴い押印も廃止することで、業務効率の向上を図り、教職員の働き方改革を推進するとともに、学生の利便性向上を目指します。

【本件のポイント】
●学内での事務手続におけるすべての決裁や申請等をオンライン化し、押印を廃止
●業務効率化によって働き方改革をさらに推進し、学生の利便性向上を図る
●ニューノーマル時代における新たな教育環境の構築をめざし、あらゆる面でDXを推進

【本件の内容】
近畿大学では、電子決裁や電子契約、オンライン証明書発行、メッセージプラットフォーム「Slack」の導入など、DX推進のためのシステムやツールを積極的に導入し、事務手続のペーパーレス化を推進してきました。一方で、出張、物品調達、会計などの手続に関する一部の決裁・申請、学生の欠席届や追試験申込書、住所変更届などは紙の申請書で運用しており、オンライン化できていませんでした。そこで、紙の運用が残っている手続を洗い出し、オンライン化することで、すべての学内事務手続の完全ペーパーレス化を実現しました。
令和4年（2022年）4月に開設した情報学部においては、校舎入り口に設置した受付システムや、Slackを活用した問合せ受付など、学生対応窓口を廃止しました。オンラインによる学生対応の充実を図ることで、学生の利便性向上だけでなく、DXリテラシーを高めるという狙いもあります。
今後も、ニューノーマル時代における新たな教育環境の構築をめざし、あらゆる面でDXを推進します。
なお、退学届など学籍異動に関する申請書については、その提出時が学生と直接会い面談等を行う貴重なコミュニケーションの機会となるため、あえて紙の申請書を残すという判断をしました。

＜今回ペーパーレス化したもの（一部抜粋）＞
・印刷製本等申請書
・物品購入申請書
・支出決裁書
・出張許可願
・行事許可願　他
※ 一部システムの都合により対応できない場合は除きます。

【参考　近畿大学におけるDX推進の取り組み（一部抜粋）】
＜日本の大学初！　完全インターネット出願の実施＞
平成25年度入試から、紙の願書の廃止を視野に入れ、地球環境に優しく（エコロジー）、受験料の割引で受験生の経済的な負担も減らす（エコノミー）インターネット出願「近大エコ出願」を開始しました。翌年の平成26年度入試では、出願をインターネットに一本化し、出願だけでなく入学手続もインターネット化することで、簡易書留による郵送等の負担をなくしました。
本学の導入以降、他大学においても完全インターネット出願が急拡大しました。

＜日本の大学初！　Amazonでの教科書販売＞
平成26年（2014年）9月に、アマゾン ジャパン株式会社（東京都目黒区）と「教育、研究、学生サービス充実を図るための連携協定」を締結し、Amazonでの教科書販売を開始しました。それまでは、教科書販売のために学内の書店が大混雑となり、重い教科書を何冊も持ち帰らなければならないなど、学生の負担となっていましたが、Amazonでの販売によって、購入先の選択肢が増え、買った教科書をコンビニや宅配で受け取ることも可能になりました。

＜保護者用ポータルサイトの開設＞
平成27年（2015年）9月から、保護者向けサービスとして「保護者用ポータルサイト」を開設しました。このサイトでは、保護者がパソコンやスマートフォン等でリアルタイムに学生の授業の出欠状況や時間割表、成績などを把握することができます。特に、下宿生を持つ遠方の保護者から学生生活に関する問い合わせが多く、また授業の欠席が続くと留年や退学に繋がるケースがあることから、大学と保護者が協力して学生をサポートするためにこのサービスを開始しました。

＜日本の大学初！　コンビニで卒業証明書を発行＞
西日本電信電話株式会社（大阪府大阪市）の証明書発行サービスを利用し、平成28年（2016年）4月から、全国のコンビニエンスストアで卒業証明書等の各種証明書を発行するサービスを開始しました。オンラインで申請し、全国の身近なコンビニエンスストアに設置されたマルチコピー機で発行できるため、最短で即日発行が可能です。

＜日本の大学初！　納付書なしで学費の振込が可能に＞
株式会社NTTデータ関西（大阪府大阪市）と協働し、紙で運用していた学費の納付書を電子化し、学生・保護者用ポータルサイトとインターネットバンキングを連携させ、納付書なしで学費の振り込みができるようにしました。スマートフォンにも対応しており、振込時の氏名、学籍番号、振込金額の入力が不要になるなど、学生・保護者の利便性が向上するとともに、大学側にとっても事務作業の合理化とコスト削減になりました。

＜キャッシュレス大学祭＞
「生駒祭」は、例年来場者が5万人を超える西日本最大級の大学祭です。令和元年（2019年）11月に開催した「第71回 生駒祭」においては、学生が出店した全屋台に「LINE Pay」・「メルペイ」、令和3年（2021年）11月の「第73回 生駒祭」では「PayPay」のコード決済を導入しました。地域住民も多数参加するイベントでコード決済を利用可能にすることで、学生へのキャッシュレス教育を通じた情報リテラシーの向上の機会とするとともに、地域のキャッシュレス普及にも貢献しました。

＜日本の大学初！　約36,000人の全学生・教職員に「Slack」を導入＞
業務効率化と仕事の見える化、さらには働き方改革を実践するため、平成29年（2017年）7月、職員を対象に、Slack Japan 株式会社（東京都千代田区）が提供するメッセージプラットフォーム「Slack」を導入しました。令和2年（2020年）7月からは、利用を全学生教職員（約36,000人）に拡大し、全学的なコミュニケーションの活性化とオンライン授業のさらなる円滑化を実現しました。

＜チャットボット「PEP（ペップ）」の導入＞
株式会社ギブリー（東京都渋谷区）が提供するAIチャットボット「PEP」を利用し、Slack上に「KUDOS Bot」を設置することで、授業で用いるソフトウエアの利用方法など、学生からのよくある質問にAIが24時間自動応答する仕組みを構築しました。

＜就職活動に必要な各種証明書のデジタル発行＞
西日本電信電話株式会社（大阪府大阪市）との「スマートシティ・スマートキャンパス」創造に関する包括連携協定の一環として、令和4年（2022年）4月から、証明書発行や資格試験等の各種申込・決済手続のオンライン化とキャッシュレス化、就職活動に必要な各種証明書のデジタル発行を開始しました。

＜電子契約サービスの導入＞
SMBCクラウドサイン株式会社（東京都港区）が提供するクラウド型電子契約サービス「SMBCクラウドサイン」を、令和4年（2022年）4月から導入しました。契約時に行っていた書面や押印のやり取りがなくなり、Web上で契約締結と契約書等のデータ保管が可能になりました。

【関連リンク】
近畿大学
https://www.kindai.ac.jp/